Digitalisierung mit dem Eisbrecher

"Die Informatik ist eine interne Dienstleisterin. Unsere Rolle ist es, das Kerngeschäft zu unterstützen", sagt Lutz Brandt. Er ist Bereichsleiter Informatik beim KSGL und in dieser Funktion nimmt er eine weitere, wichtige Aufgabe wahr: "Wir wollen digitaler werden". Das KSGL ist ein 650-Personen-Betrieb und liegt in Glarus – direkt an der Mündung des malerischen Klöntals. Es ist die Drehscheibe für die regionale Gesundheitsversorgung und behandelt rund 5000 Fälle pro Jahr.

Nachdem das Intranet in Zusammenarbeit mit IOZ modernisiert wurde, löst das KSGL nun "klassische" Prozesse aus PDF- und Papierformularen, Übersichts-Excels und Mailnachrichten ab mit digitalen Antrags- und Bewilligungsworkflows. Für Brandt ist eines klar: Digitalisierung darf nie ein Selbstzweck sein.

Digitalisierung ja – unter einer Bedingung

Die Zeit der Elfenbeintürme sei vorbei: "Unter dem Hut der ‹Digitalisierung› isolierte Systeme aufzubauen, ist reine Verschwendung", hält Brandt fest. Digitalisierungsaktivitäten müssten zwingend ganze Wertschöpfungsketten umfassen. Mit dem Reservations-/Bestellprozess für Sitzungsräume hat Brandt einen konkreten Business Case gefunden, der sich holistisch digitalisieren lässt.

Der Eisbrecher-Workflow löst Excel und E-Mails ab

Er nennt es den "Eisbrecher-Prozess": Bei Sitzungszimmer-Buchungen wurden die Zusatzinfos wie Raumausstattung, Bestuhlung und Catering bisher in einer Excel-Liste festgehalten. Diese wurde dann per Mail zwischen den betroffenen Stellen umhergeschickt. Die Folge: x-fach redundante Kopien, unterschiedliche Versionen, Speicherorte überall, viele Abstimmungsmails.

Es ist der erste Prozess, der digital umgesetzt wird. Per Anfang 2021 wurde das bisherige Excel-Formular in den Ruhestand geschickt. Neu steht das Antragsformular elektronisch im Intranet zur Verfügung. Nach dem Ausfüllen wird ein Workflow angestossen, der alle Stellen informiert. Die Formulare und Prozesse wurden mit Technologien von Nintex realisiert. "Es ist alles zentral auffindbar, die ganzen Medienbrüche sind weg und die Tage des Excel-Chaos’ sind vorbei", zieht Brandt Bilanz.

Der Eisbrecher hat den Weg freigemacht für weitere Anwendungsfälle. Nach der Modernisierung des Intranets liegt nun der Fokus auf Kollaboration und Prozessdigitalisierung.

Die Fachkompetenz von IOZ stand für mich ausser Frage.

IT-Leiter Lutz Brandt zur Frage, warum er sich für IOZ als Partnerin entschieden hatte. Bereits in früheren Positionen griff er auf das Microsoft- und Nintex-Know-how von IOZ zurück, um Projekte in den Bereichen Kommunikation, Kollaboration und den Prozessen umzusetzen.

Was den Ausschlag für das neue Intranet gab

Das in die Jahre gekommene Intranet wurde nicht nur auf eine neue Technologiebasis (SharePoint 2019) gestellt, sondern auch mit Kollaborationsfunktionalitäten erweitert. Mitarbeitende können sich selbst in Workspaces organisieren, Projekte planen und gemeinsam umsetzen. "Das Gesamtpaket von SharePoint mit dem Kollaborationsbereich und der intuitiven Bedienung hat für uns gepasst", resümiert Brandt. Er verschaffte dem stockenden Unterfangen neuen Aufwind und entwarf zusammen mit IOZ jenes Lösungsdesign, das intern zu überzeugen vermochte.

Ausser für die Zusammenarbeit in Projekten nutzt das KSGL das neue Intranet auch für die interne Kommunikation, für die Bereitstellung von Informationen und, wie bereits erwähnt, für digitale Formulare.

Die Medikamentenbestellung folgt als Nächstes

Das KSGL will den gewonnenen Schwung nutzen: "Als Nächstes möchten wir den Medikamentenbestellungsprozess digitalisieren", so Brandt. Ein Prozess, der für das KSGL "missioncritical" ist und massgeblich zur Erfüllung der Kernaufgabe beiträgt.

Im Kielwasser des Eisbrechers zieht also schon der nächste konkrete Digitalisierungsfall nach, mit dem die IT-Abteilung des KSGL die Hauptberufsgruppen in der täglichen Arbeit unterstützten kann.

Der Autor

Samuel Alessandri ist Geschäftsführer der IOZ AG. Das 25 Personen starke ­Unternehmen aus dem Luzernischen Sursee ist spezialisiert auf Intranet- und Kollaborationsplattformen mit einem speziellen Augenmerk auf der Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
www.ioz.ch
samuel.alessandri@ioz.ch