"Kommunikation sollte keinen ­Interpretationsspielraum lassen"

Was sind Vorteile, die ein Unternehmen von der Einführung eines hybriden Arbeitsplatzmodells erwarten kann?

Ivano Rumasuglia: Ein hybrides Arbeitsmodell ermöglicht den Mitarbeitenden, flexibler zu arbeiten und ihre Arbeitszeiten besser an ihre Bedürfnisse anzupassen. Einige sind ausserhalb des traditionellen Büros produktiver und bevorzugen das Homeoffice, während andere den Austausch mit ihren Kolleginnen und Kollegen im Büro schätzen. Mitarbeitende, die von zuhause aus arbeiten, profitieren zusätzlich davon, dass sie Stress durch lange Pendelzeiten vermeiden. Hybride Arbeitsmodelle können ausserdem die Büroflächen reduzieren, wodurch Unternehmen beispielsweise Kosten für Büroausstattungen, Miete, Spesen oder andere betriebliche Aufwendungen senken. Arbeitgeber, die moderne Arbeitsmodelle unterstützen, sind für die Mitarbeitenden und neue Talente attraktiver. Mit einer gesunden Work-Life-Balance sorgen sie für höhere Motivation und Zufriedenheit.

Welche Herausforderungen birgt Remote Work für ­Führungskräfte?

Bei Teams, die sich primär virtuell miteinander austauschen, kann es zu Kommunikationsproblemen kommen. Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass die Kommunikation transparent, klar und effektiv bleibt. Kommunikation sollte keinen Interpretationsspielraum lassen, da dieser nur für Verunsicherung sorgt. Die physische Trennung der Mitarbeitenden erschwert zudem die Entwicklung eines Teamgeistes und des Zugehörigkeitsgefühls. Mit entsprechenden Teambuilding-Aktivitäten können Führungskräfte sicherstellen, dass sich die Mitarbeitenden als integraler Bestandteil des Unternehmens fühlen. Dazu gehört, dass sie Massnahmen ergreifen, die mit den Unternehmenszielen verbunden sind, gleichzeitig aber die Motivation unter der Belegschaft hochhalten. Fehlen persönliche Interaktionen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, gestaltet sich das Leistungsmanagement anspruchsvoll. In diesen Fällen hilft der direkte Austausch zu Arbeitsleistungen, Fortschritten oder Herausforderungen. Regelmässige Feedbacks tragen dazu bei, dass sich Mitarbeitende integriert fühlen und Führungskräfte wissen zugleich, wie es um ihre Leistungen steht.

" Nur weil die technischen Möglichkeiten vorhanden sind, bedeutet dies nicht, dass die ganze Kommunika­tion ausschliesslich virtuell erfolgen muss "

Immer mehr Menschen arbeiten mittlerweile nicht in dem Land, in dem sich auch ihr Arbeitgeber befindet. Welche Aspekte sollten Arbeitgeber hierbei besonders beachten?

Bei der Zusammenarbeit international verteilter Teams sollten Arbeitgeber ihre Aufmerksamkeit besonders der Kommunikation widmen und kulturelle Unterschiede berücksichtigen. Die eigene Unternehmenskultur muss eine solche Zusammenarbeit unterstützen. Das beinhaltet auch, dass Unternehmen klare Remote-Arbeitsrichtlinien erstellen und mit ihren Mitarbeitenden teilen. Richtlinien sollten beispielsweise Arbeitszeiten, Datenschutz, Kommunikationswege und Sicherheit abdecken. Des Weiteren müssen Arbeitgeber die Arbeitsgesetze und Vorschriften des Landes, in dem ihre Mitarbeitenden tätig sind, kennen und einhalten. Das betrifft nicht nur lokale Arbeitsgesetze, sondern auch steuerliche oder Compliance-Anforderungen. Die Zusammenarbeit mit Recht- und Steuerexperten sowie die Aktualisierung von Richtlinien im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen sind unerlässlich. 

Wie können Unternehmen dafür sorgen, dass sich unter den Mitarbeitenden ein Teamgeist entwickelt?

Ganz entscheidend ist, wie schon erwähnt, eine transparente und offene Kommunikation. Informationen sollen für alle Teammitglieder zugänglich sein, unabhängig davon, ob sie im Büro vor Ort oder remote arbeiten. Dazu gibt es verschiedene Technologien wie Microsoft 365, die den regelmässigen Austausch über verschiedene Standorte erleichtern. Wichtig ist hier, dass Platz bleibt für informelle Gespräche – ähnlich wie bei Pausengesprächen neben der Kaffeemaschine im Büro. Möglich sind informelle Video-Meetings und Teambuilding-Aktivitäten, wie virtuelle Spiele oder Team-Challenges. Nur weil die technischen Möglichkeiten vorhanden sind, bedeutet dies nicht, dass die ganze Kommunikation ausschliesslich virtuell erfolgen muss. Meetings vor Ort sind für den persönlichen Austausch wichtig und helfen dabei, ­weitere gemeinsame Aktivitäten zu planen. Führungskräfte, die klare Ziele für ihr Team definieren, können ausserdem gemeinsame Erfolge mit den Mitarbeitenden feiern.

Welche Schritte sollten Firmen unternehmen, damit das Zusammenspiel von Menschen und Technik reibungslos funktioniert?

Die Arbeitswelt und die verfügbaren Technologien verändern sich kontinuierlich. Unternehmen tun gut daran, ihre Strategien und eingesetzten Technologien regelmässig zu überprüfen und wo nötig anzupassen. Nur so können sie mit den sich verändernden Anforderungen Schritt halten. Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Inte­gration von Mensch und Technik. Wichtig ist es, eine Kultur der Offenheit zu fördern und an die Bedürfnisse der Belegschaft zu denken. Nicht alle Mitarbeitenden besitzen die gleiche technische Affinität. Unternehmen sollten deshalb Schulungen anbieten, die speziell den Anforderungen eines hybriden Umfelds gerecht werden. Diese Schulungen können den Umgang mit digitalen Tools und Best Practices beinhalten, aber auch Soft-Skills-Trainings für die virtuelle Zusammenarbeit sind eine Möglichkeit.

Welche Security-Massnahmen müssen Unternehmen bei Remote und Hybrid Work ergreifen?

Hybride Arbeitsmodelle bedingen verschiedene Sicherheitsmassnahmen. Egal ob die Mitarbeitenden unterwegs oder zuhause sind, sie benötigen sichere Netzwerke, um auf Unternehmensressourcen zuzugreifen. Den Zugriff sollten Unternehmen mit starken Authentifizierungsmethoden wie Multifaktor-Authentifizierung absichern. Die Verschlüsselung von sensiblen Daten während der Übertragung und der Speicherung ist notwendig. Dies gilt für Endgeräte und für den Datentransfer über Netzwerke. Die mobilen Endgeräte benötigen unter anderem aktuelle Endpoint-Lösungen und Firewalls. Unverzichtbar sind regelmässige Updates und ein Patch-Management, um Sicherheitslücken schnellstmöglich zu schliessen. Des Weiteren können Unternehmen Lösungen für das Mobile Device Management implementieren, um die Geräte der Mitarbeitenden zu überwachen und zu schützen. So sind sie schnell in der Lage, bei einem Geräteverlust oder -diebstahl Daten auf dem Gerät zu entfernen. Regelmässige Sicherheitsüberprüfungen, Penetra­tionstests und Audits sind notwendig, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Für den Fall, dass ein Cyber­angriff trotz aller Schutzmassnahmen erfolgreich sein sollte, entwerfen Unternehmen einen Notfallplan. Dieser legt genau fest, wie Mitarbeitende reagieren sollen. Alle Sicherheitsmassnahmen nützen jedoch nichts, wenn sich Mitarbeitende der Risiken nicht bewusst sind. Arbeitgeber sollten deshalb Trainings und Sensibilisierungsprogramme durchführen, die sie mit aktuellen Bedrohungen und Best Practices vertraut machen.

Wie könnte das Arbeitsmodell der Zukunft aussehen?

Das Arbeitsmodell der Zukunft wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst, darunter fallen sicherlich technologische Fortschritte, gesellschaftliche Veränderungen und die Erfahrungen, die Arbeitgeber durch bestimmte Ereignisse sammeln. Ich gehe davon aus, dass die heutigen Arbeitsmodelle noch flexibler werden, um ihren Mitarbeitenden möglichst viel Freiheiten zu ermöglichen. Persönlich befürworte ich hybride Arbeitsweisen, da sie den unterschiedlichen Bedürfnissen am besten gerecht werden.

Wie überzeugt Somnitec IT-Fachkräfte im "War for Talents" von sich?

Wir wollen ein modernes, spannendes Unternehmen für unsere Mitarbeitenden sein und uns weiterentwickeln. Das ist mit vielen Anstrengungen verbunden und wir meistern stets neue Herausforderungen. Somnitec bietet seinen Mitarbeitenden unter anderem Benefits wie flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit der Remote-Arbeit sowie eine topmoderne Infrastruktur. Ausserdem ist es uns ein grosses Anliegen, Mitarbeitende bei ihrer Aus- und Weiterbildung zu unterstützen. Wir legen grossen Wert auf eine familiäre Atmosphäre und begegnen uns auf Augenhöhe. Wir feiern mehrmals im Jahr verschiedene Anlässe, um den Zusammenhalt zu stärken. Jedem Teammitglied steht ausserdem ein Budget zur Verfügung, das für gemeinsame Events genutzt werden kann. Das hat uns beispielsweise in der Pandemiezeit erlaubt, ein virtuelles Pizzabacken durchzuführen. Jeder Mitarbeitende hat ein Paket nach Hause erhalten, anschliessend haben wir gemeinsam in einem Videocall Pizza gebacken und ein Onlinespiel durchgeführt.
 

Zur Person
Ivano Rumasuglia, Business Unit Lead Workplace Services, prägt seit 2014 die Entwicklung von Somnitec. Durch seine langjährige Expertise im Bereich Modern Workplace und seine vielfältigen Rollen im Unternehmen verbindet er Fachkenntnisse mit einer erfolgreichen Karriere und ist wesentlich an der Gestaltung der Unternehmensentwicklung beteiligt.