Einführung einer ECM-Lösung bei den Schweizerischen Rheinhäfen

Die ECM-Anfangszeiten

Vor ein paar Jahren haben sich die Schweizerische Rheinhäfen entschieden, der unstrukturierten Dokumentenflut ein Ende zu setzen. Anstelle eines herkömmlichen Dateiservers sollten die Dokumente in einem voll verwalteten Enterprise-Content-Management-System (ECM) abgespeichert werden. Schnell war klar, dass das Projekt nur dann erfolgreich sein kann, wenn für jedes Dokument der Bezug zum ebenfalls im Aufbau stehenden SAP-ERP-System vollzogen wird. Die Geschäftsprozesse werden im ERP-System gesteuert und die dazugehörigen Dokumente parallel dazu erstellt, bearbeitet und abgespeichert. Und dies in dem dazugehörigen ECM-System „ELOprofessional“. Gestartet wurde mit einer Bildbibliothek, da in vielen Geschäftsprozessen der Schweizerischen Rheinhäfen täglich eine Unmenge an Bildern entsteht.

ECM heute …

Dem Grundsatz, alle Dokumente direkt an die Geschäftsprozesse anzubinden, ist man bis heute treu geblieben und diesbezüglich vorangekommen. Mittlerweile laufen bei den Schweizerischen Rheinhäfen unterschiedlichste Geschäftsprozesse im SAP-ERP mit einer direkten Anbindung an das ECM-System ab, um dort die dazugehörigen Dokumente zu speichern. Bei der Umsetzung wurde immer darauf geachtet, dem Anwender diejenigen Dokumente zur Verfügung zu stellen, die er für den aktuell anstehenden Arbeitsschritt benötigt.

Entstanden ist eine eigentliche Cockpit-Lösung, in der ERP- und ECM-Inhalte ineinander verschmolzen sind. Für die Endanwender die ideale Kombination, um ein möglichst effizientes Arbeiten gewährleisten zu können.

… und in Zukunft

Weitere Schritte sind bereits geplant: Eine elektronische Personalakte ist ebenso in Planung, wie auch der elektronische Rechnungseingang und voll integrierte Workflows. Projekte, die die Schweizerischen Rheinhäfen planen, um weitere effizienzsteigernde ECM-Prozesse einzuführen.

Unternehmen

Name: Schweizerische Rheinhäfen
Standort Basel
Branche: Dienstleistungen
Produkte und Services: Warenumschlag
Umsatz: ca. 20 Mio. Fr.
Angestellte: 38
Internet: www.port-of-switzerland.ch

Herausforderungen

• Verschmelzung der vier Rheinhäfen zu einem KMU
  
  
• Mit Hafenverwaltung „einzigartig“ in der Schweiz
  
  
• Anforderungsbreite und -tiefe analog einem grossen KMU

Nutzen einer ECM-Lösung

• Standardisierung der Dokumentenmanagement-Prozesse
  
  
• Volle Integration in SAP-ERP-System
  
  
• Jederzeit Zugriff auf notwendige Informationen
  
  
• Zukunftsweisende Lösung mit viel Potenzial für weitere Effizienzsteigerungen