"Die Umstellung vom Papier- zum Digitalprozess war eine Herausforderung"

Warum haben Sie sich für BrainCONNECT ­entschieden?

René Müller: BrainCONNECT ist als reine SaaS-Lösung erhältlich. Unser Ziel ist es, dass sämtliche modernen Applikationen für die Gemeinde auf dieser Plattform und als Internetlösung eingesetzt werden, sodass auch Schnittstellen zu anderen Lösungen einen Standard erlauben, der keine Lieferantenbindung mehr erfordert und uns unabhängiger macht. Die GEVER-Lösung von BrainCONNECT enthält sämtliche Funktionen einer Geschäftsverwaltungsapplikation. Als reine Internetlösung wird BrainCONNECT ohne Einschränkungen (Anwender, Module) eingesetzt. Das voll ausgebaute Sitzungsmanagement, das Dokumentenmanagement, die volle Integration der Office-Applikationen bis zum Prozess für die digitale Langzeitarchivierung nach eCH0160 ist für jeden Anwender einsetzbar.

Wie hat die Implementierung funktioniert?

Der wesentlichste Aufwand war die Anpassung des Registraturplanes beziehungsweise des Ordnungssystems mit den Organisationsvorschriften. Wir mussten definieren, welche Teams auf welche Geschäfte Zugriff haben müssen und welche Art der Zugriffsberechtigung nötig ist. Besonders hilfreich waren die Mustervorlagen von Brain­CONNECT, sodass mit den Erfahrungen aus anderen Gemeinden bereits eine Basis vorhanden war. Dadurch war lediglich eine Anpassung der Vorlagen an unsere Gemeinde vorzunehmen. Die einfache Handhabung von BrainCONNECT hat die Implementierung wesentlich vereinfacht. Wir haben sämtliche Mitarbeiter und auch die Gemeinderäte in das Projekt einbezogen. Dies bedeutet, dass alle online über das Internet über eine sichere Verbindung gemäss Berechtigungen Zugang zu den Informationen der Gemeinde haben. Die Vorbereitung für die Gemeinderatssitzung erfolgt papierlos, wobei auch die Gemeinderäte ihre Anträge digital formulieren. Diese papierlose Sitzungsvorbereitung ist inzwischen zu einem unverzichtbaren Teil der Sitzungen geworden.

Wie haben Sie die Unterstützung durch ­BrainCONNECT über den gesamten Beschaffungsprozess wahrgenommen?

BrainCONNECT unterstützt die Anwender mit umfangreichem Gemeinde-Know-how. Dieses Know-how wird laufend erweitert durch die Zusammenarbeit mit Sachbearbeitern in den Gemeindeverwaltungen, die aktiv mit der Lösung arbeiten. Im gesamten Beschaffungsprozess haben wir diese Kompetenz besonders geschätzt, da wir das Verständnis für unsere Bedürfnisse als Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung gefunden haben. Dies hat auch eine wesentliche Abkürzung des gesamten Beschaffungsprozesses ergeben, da keine fachspezifischen Erklärungen nötig waren.

Wie sind Ihre bisherigen Erfahrungen mit ­BrainCONNECT?

Inzwischen setzen wir BrainCONNECT seit über fünf Jahren aktiv ein. Sämtliche Abteilungen arbeiten umfassend mit BrainCONNECT. Als besondere Herausforderung hat sich die Umstellung von der Papierarbeit zur digitalen Arbeit aus personeller Sicht herausgestellt. Dies war am Anfang vor allem eine Zeitfrage, da mit dem Einsatz von BrainCONNECT die Informationsmenge stark zunahm. Abklärungen mussten nicht mehr aus den Papierdokumenten und den digitalen Informationen mühsam zusammengesucht werden, sondern standen digital vollständig zur Verfügung. Dies hat letztlich bei allen zur Akzeptanz der digitalen Geschäftsverwaltung geführt.

Wie unterstützt Sie BrainCONNECT im täglichen Business?

Wir arbeiten dank BrainCONNECT weitestgehend papierlos. Mit der Vermeidung des Medienbruches sind alle Informationen auf einen Blick ersichtlich. Für die Mitarbeiter und die Gemeinderäte eine einzigartige Plattform.