Intelligente Archive optimieren die Verwaltung und Zusammenarbeit

In der Regel müssen Dokumente sechs, in einigen Fällen – beispielsweise bei Rechnungen, Buchungsbelegen oder Jahresabschlüssen – zehn Jahre archiviert werden. Die meisten aufbewahrungspflichtigen Dokumente fallen normalerweise in verwaltungsintensiven Unternehmenseinheiten an, etwa in der Buchhaltung, Personalstelle oder im Postwesen. Intelligente Archive erleichtern insbesondere Mitarbeitern aus diesen Geschäftsbereichen ein einheitliches Aufbewahrungsmanagement, indem sich bereits bei der Erstellung eines Dokuments der exakte Archivierungszeitraum festlegen lässt. Innerhalb dieser Frist lässt sich das Dokument unverändert aufbewahren.

Intelligentes Datenmanagement

Grundsätzlich können intelligente Archive alle Datei-Ausgangsformate optimal verarbeiten. Digitale Dokumente einerseits lassen sich direkt im Onlinearchiv speichern. Papierbasierte Dokumente andererseits werden bereits beim Scan-Vorgang über einen Multifunktionsdrucker ausgelesen, anhand der enthaltenen Informationen eindeutig einem bestimmten Projekt zugeordnet und an entsprechender Stelle archiviert. Der manuelle Aufwand reduziert sich dabei auf ein Minimum.

Durch die klare Indizierung und Volltextsuche können alle Dokumente umgehend lokalisiert und abgerufen werden, anhand vordefinierter Regeln lässt sich festlegen, welche Nutzer oder Projektgruppen Zugriff darauf haben. Die Zusammenarbeits- und Benachrichtigungsfunktionen unterstützen zudem eine zeit- und ortsungebundene Kommunikation innerhalb einzelner Projektgruppen.

Cloud-Lösungen mit intelligentem Datenmanagement eignen sich für Unternehmen aller Branchen und Grössen und passen sich mit ihrem skalierbaren Aufbau an die Anforderungen der jeweiligen Arbeitsumgebung an. Das Angebot als cloudbasierte Software-as-a-Service-Anwendung kommt besonders kleineren Organisationen entgegen, die sich durch die Verbesserung ihrer Informationsworkflows die gleichen Wettbewerbsvorteile wie grosse Konzerne sichern wollen – jedoch ohne die damit verbundenen Kosten und Verpflichtungen.

Praxisbeispiel: Digitalisierung der Poststelle

Eingehende Briefe werden mithilfe eines Multifunktionsdruckers (MFP) eingescannt. Wichtige Informationen wie Name und Anschrift des Absenders, der Name des Empfängers und das Datum werden dabei mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) ausgelesen. Das gescannte Dokument wird anschlies­send im digitalen Ordner des Empfängers abgelegt, der eine entsprechende Benachrichtigung mit einem Hyperlink erhält.

Mit der Speicherung digitalisierter Postsendungen im System wird das Datenmanagement einheitlicher und transparenter. Etwaige Verzögerungen oder Engpässe lassen sich leicht erkennen und von vornherein vermeiden.

Praxisbeispiel: Rechnungsbearbeitung

Bei komplexeren Prozessen, wie der Rechnungsbearbeitung, bringt die Digitalisierung eingehender Dokumente weitere entscheidende Vorteile für Unternehmen mit sich: Es kommt beispielsweise zu weniger Zahlungsverzögerungen, wodurch wiederum Mahngebühren vermieden und Skontos erreicht werden. Insgesamt verbessern sich damit die Beziehungen zu Lieferanten. Rechnungen werden mithilfe eines MFP gescannt. Die Scan-Funktion liest während dieses Vorgangs die einzelnen Posten mittels OCR aus und ordnet sie den vorhandenen Rechnungs- oder IBAN-Nummern zu.

Anschliessend werden die Rechnungen in der Cloud gespeichert, worauf der zur Rechnungsfreigabe berechtigte Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung erhält. Sobald die Rechnung freigegeben ist, kann diese angewiesen werden.