Mit ECM geschäftskritische Prozesse digitalisieren

Wer früher an Graphax dachte, dem kamen in erster Linie die Kopiergeräte von Konica-Minolta in den Sinn. Professionelle Druck- und Kopiersysteme und deren Wartung sind auch heute noch ein wichtiger Teil des Geschäfts von Graphax. In den vergangenen Jahren haben sich die Bedürfnisse der Kunden durch den Digitalisierungstrend aber verändert. Kopieren und Drucken ist für Unternehmen weniger wichtig geworden. Stattdessen steht das moderne Informationsmanagement im Vordergrund, das Dokumenten- und Geschäftsprozesse mit eingehenden, zu verarbeitenden und ausgehenden Informationen digital abbildet. Das Enterprise Content Management beschränkt sich dabei nicht auf Dokumente oder gescanntes Papier, sondern umfasst alle unternehmensrelevanten Informationen, die im Geschäftsbetrieb von aussen in ein Unternehmen hineingelangen oder in der Organisation selbst via Office-Anwendungen, ERP, CRM oder spezifische Fachanwendungen entstehen.

Der Trend zur Prozessdigitalisierung betrifft aber längst nicht mehr nur Grossunternehmen und Konzerne. Auch KMUs müssen ihre Abläufe und ihre Geschäftsmodelle digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. So wie sich die Kundenbedürfnisse weiterentwickelt haben, so hat auch Graphax seine Expertise um ECM-Systeme erweitert.

Jedes KMU kann M-Files nutzen

Graphax setzt bei ECM seit 2015 auf M-Files und ist als Systemintegrator bei der Implementierung dieser finnischen ECM-Software sehr erfahren. «Viele Kunden, die uns ansprechen, suchen eine Lösung, die ihnen unter anderem hilft, Verträge und ihre Laufzeiten zu managen. Auch möchten Kunden Offert-, Auftrags- und Fakturawesen oder andere geschäftskritische Prozesse in sinnvollen Prozessen digital abbilden und automatisieren», sagt Daniel Daldini, Business Consultant und Solution Manager bei Graphax. «Eigentlich kann jedes KMU M-Files für sich nutzen, da Prozesse wie etwa Kreditorenworkflows oder beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden in der Regel überall vergleichbar sind.» So hat sich auch ein Hotel aus Zürich kürzlich für M-Files entschieden. Das Hauptanliegen in diesem Projekt war es, in allen Bereichen von überall her schnell auf alle Dokumente zugreifen zu können.

Ausser in Gastronomie und Hotellerie realisierte Graphax bis dato rund 180 M-Files-Projekte in den unterschiedlichsten Branchen. Bei den grösseren Projekten gehörten vor allem Produktionsbetriebe, Privatbanken, Architekturbüros, Pharma, Spitäler, Immobilienverwaltungen, Finanzdienstleister und Treuhänder zu den Kunden.

Technische Umsetzung

Ufuk Karaca setzt mit seinem technischen Team bei Graphax, das seit dem Start mit M-Files auf acht Mitarbeitende angewachsen ist, die Kundenprojekte um. Aber welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung? «Manchmal diskutieren wir mit Kunden die Abbildung von Prozessen im ECM, wenn etwa nicht klar ist, wie der neue, digitale Prozess aussehen soll. Auch treffen wir manchmal auf Schwierigkeiten, wenn einmal eine Schnittstellenbeschreibung unvollständig ist oder ganz fehlt», sagt Karaca. ­Apropos Schnittstellen: Stolz ist Karaca, dass Graphax in der Lage ist, Schnittstellen zu programmieren, um ERP-, CRM- oder Fachapplikationen an M-Files anzubinden, etwa für Abacus, Navision oder Sage: «Und für die Anbindung des Trust-Tech-Unternehmens Skribble haben wir ebenfalls bereits eine eigene Schnittstelle gebaut. Mit Skribble können Verträge rechtlich bindend mit einer QES, also einer qualifizierten elektronischen Signatur, unterzeichnet werden.»

Mit M-Files bietet Graphax eine professionelle ECM-Lösung mit vielseitigen Integrationsmöglichkeiten. Kunden können ausserdem mit M-Files Prozesse designen und Dokumentenworkflows automatisieren. Gleichzeitig ist die Software intuitiv bedienbar. Damit sollte dem Informationsmanagement, das Geschäftsprozesse end-to-end digital abbildet, nichts mehr im Wege stehen.

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Über Graphax

Im Jahre 1973 von Francis Oberson gegründet, etablierte sich die Graphax AG als Generalvertreterin von Konica Minolta in der Schweiz zu einem der führenden Anbieterinnen moderner Office-Technologien im Schweizer Markt. Heute gilt das Familienunternehmen mit Sitz in Dietikon ZH als einer der Marktführer im Bereich des Dokumentenmanagements, Enterprise Con­tent Management und Professional Printing.