Schweizer Konsulate sind im Digitalisierungsrückstand

Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) hat sich mit den Schweizer Vertretungen im Ausland und ihren konsularischen Diensten befasst. In ihrem Prüfbericht (hier in Französisch oder als deutsche Zusammenfassung verfügbar) geht die Behörde ausführlich auf die digitale Transformation der vom Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) betriebenen Konsularzentren ein. Es sei erforderlich, hier die Anstrengungen zu verstärken, indem die Nutzung digitaler Dienste gefördert und das konsularische Personal stärker in deren Entwicklung einbezogen werde.

Papierdossiers und kaum genutzter Onlineschalter

Aus dem Bericht geht auch hervor, wie sehr die Konsulate bezüglich Digitalisierung im Rückstand sind. So werden etwa die Dossiers der Auslandsschweizer in Papierform aufbewahrt. "Ohne elektronische Archivierung und digitalisierte Dossierführung ist es schwierig, das Personal zu papierlosem Arbeiten zu bewegen", schreibt die EFK dazu.

Auch beim Onlineangebot der Auslandsvertretungen besteht Nachholbedarf. Der Onlineschalter werde nämlich nach wie vor kaum genutzt – "weniger als anfänglich erwartet". Zudem sehen die Mitarbeitenden im Ausbau des digitalen Angebots eine Bedrohung ihres Arbeitsplatzes. Die EFK fordert, die Mitarbeitenden stärker in den kulturellen Wandel einzubinden und auch die Nutzerinnen und Nutzer von Anfang an in die Entwicklung eines Online-Dienstes einzubeziehen. Die EFK wirft zudem die Frage auf, wie zugänglich und klar die Informationen im Internet seien. "Die Kunden ziehen es häufig vor, einen konsularischen Dienst direkt zu kontaktieren."

Ein weiteres Hindernis sei die fehlende Standardisierung beim Datenaustausch, heisst es weiter. Das sei von IT-Projekten anderer Ämter abhängig, zum Beispiel bei Belangen, die den Zivilstand, Umzugsmeldungen, Renten oder Identitätsausweise betreffen. DA die Schnittstellen nicht automatisiert seien, werden Dokumente per Post oder E-Mail versandt.

Auch das Bundesamt für Gesundheit (BAG) tut sich in Sachen Digitalisierung schwer. So müssen etwa Nachrichten zu meldepflichtigen Krankheitsfällen (ausser Sars-CoV-2- und Affenpocken) weiterhin per Post oder Fax zugestellt werden. Die Leistungserbringer fordern schon lange ein elektronisches Meldesystem. Beim BAG verspricht man Besserung, wie Sie hier lesen.