E-Mails datenschutzkonform versenden

Immer häufiger verschicken Unternehmen Offerten, Verträge, Rechnungen oder Lohnabrechnungen per E-Mail statt per physischer Post. Was für Unternehmen praktisch und effizient ist, birgt jedoch Gefahren. Denn E-Mails sind nicht nur zu wenig geschützt, sie werden auch den Anforderungen des Datenschutzgesetzes nicht gerecht.

Gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz müssen alle Personendaten geschützt werden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Dazu zählen bereits Vorname und Name einer Person – und noch viele weitere Daten, die Unternehmen täglich bearbeiten. Die personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, ist somit keine Option, sondern eine Pflicht. Wer solche Daten ungeschützt per E-Mail verschickt, riskiert hohe Bussen. Gerade in der EU werden Verstösse gegen die DSGVO rigoros verfolgt.

IncaMail: die einfache, sichere Lösung

Diese Pflicht ist beim E-Mail-Versand mit IncaMail einfach zu erfüllen. IncaMail lässt sich in bestehende Mail Clients (z. B. Outlook und Office365) oder in eine Business Software (SAP, Abacus usw.) integrieren. Mit IncaMail können Nachrichten mit nur einem Klick aus der gewohnten Umgebung versendet werden. Vertrauliche Informationen wie Lohnabrechnungen, schützenswerte Personendaten oder sensible Geschäftsinformationen gelangen so schneller, günstiger, sicherer und vor allem rechtskonform an ihren Bestimmungsort. Der Empfang funktioniert für alle Empfängeradressen weltweit und auf jedem Endgerät, egal ob Desktop, Laptop, Tablet oder Smartphone. IncaMail bietet ein anwendungsfreundliches und intuitives Arbeitstool. Dies erspart viel Zeit und Ressourcen.

Anerkannte Zustellplattform

IncaMail ist vom Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartement als sichere Zustellplattform anerkannt. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Es kann beispielsweise im Rahmen von verschiedenen Behördenverfahren wie Zivil- und Strafprozessen oder Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren eingesetzt werden.

Branchen wie das Finanzwesen, die Produktion, die Energiewirtschaft aber auch das Rechtswesen oder Behörden, in denen regelmässig schützenswerte und personenbezogene Daten versandt werden, profitieren schon heute von den Vorzügen von IncaMail. Egal ob beim Versenden von Lohnabrechnungen, Lohn- oder Pensionskassenausweisen, Verträgen, Strategiepapieren oder Offerten: IncaMail sorgt für die notwendige datenschutzkonforme Sicherheit.

Ist IncaMail auch für Ihr Unternehmen die Lösung, um endlich datenschutzkonform und sicher mailen zu können? Finden Sie es heraus unter: www.post.ch/incamail

Ihre Benefits auf einen Blick

1. Einfach: Mit IncaMail können E-Mails direkt aus dem bestehenden Mail Client (z. B. Outlook) oder aus einer Business Software (z. B. SAP) versendet werden. Das spart wertvolle Zeit.
2. Sicher: Die E-Mail-Inhalte werden nach internationalem Standard mit einer patentierten Technologie verschlüsselt und nirgends dauerhaft gespeichert.
3. Compliant: IncaMail erfüllt sämtliche in der EU und der Schweiz geltenden Compliance-Vorschriften. Dadurch ist ein datenschutzkonformer Datenaustausch gegeben.
4. Vertraulich: Dritte haben keine Möglichkeit, die Inhalte der Nachrichten einzusehen.
5. Nachweisbar: Versand und Empfang der IncaMail-Nachrichten werden von der Schweizerischen Post dokumentiert und sind jederzeit nachweisbar.
6. Anerkannt: IncaMail ist vom Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartement EJPD offiziell als sichere Zustellplattform anerkannt. Die Lösung ist, mit vom Bund zugelassenen Zustellplattformen, kompatibel.
7. Datenmengen: Per IncaMail lassen sich grosse Dateien bis 1 GB per gesichertem Link übermitteln. Dazu gehören beispielsweise PDF-Scans, Pläne, Software-Quellcode oder Filme. Anwenderinnen und Anwender profitieren so von einem uneingeschränkten Einsatz.
8. Effizienz: IncaMail steigert die Effizienz von Geschäftsprozessen. Dadurch kann der Zeitaufwand reduziert werden, was wiederum zu einer Kostenreduktion führt.