Digitale Beschaffungslösungen entschärfen den Fachkräftemangel

Der Fachkräftemangel in der Gesundheitsbranche ist in aller Munde. Schweizer Spitäler sind zu wenig profitabel, Gesundheitsbetriebe wie Pflegeheime und Spitex-Organisationen sind unter Druck und die Welle der Spitalschliessungen und -zusammenlegungen in der Schweiz wird gemäss aktuellen Einschätzungen weiterrollen. Die durch die fortschreitende Überalterung der Gesellschaft immer grössere Nachfrage nach ambulanter und stationärer Betreuung kann durch Alters- und Pflegeheime sowie durch die Spitex-Organisationen nur noch knapp sichergestellt werden. Was es jetzt braucht, sind Ideen und Lösungen, die den Pflegealltag sofort erleichtern. Die Digitalisierung von Prozessen ist dafür ein wichtiger Baustein.

Der Teufel liegt im Detail

Wer als Patient im Spital, im Pflegeheim oder Zuhause von einer Spitex-Organisation behandelt wird, geht ganz selbstverständlich davon aus, dass sämtliches für die Pflege benötigtes Material jederzeit vorhanden ist. Was für die Beschaffung dieses Materials im Hintergrund vom Pflegepersonal geleistet werden muss, ist nur den wenigsten bewusst. Dutzende Teilprozesse sind nötig, die zu zeitlich zerrissenen Tagen zwischen Bildschirm, Telefon, Lager und Station führen. Lieferanten müssen in der Materialwirtschaft erfasst und gepflegt werden. Bestellprozesse laufen einzeln ab, Rechnungen treffen gestaffelt ein, ebenso Warenlieferungen, die wiederum eingeräumt und zum Klienten gebracht werden müssen. Ein Aufwand, der im Alltag sehr viele Ressourcen beansprucht, die je länger je weniger vorhanden sind. Eine Praxisstudie der FHS St. Gallen zeigt, dass sich die Kosten der Materialbeschaffung in der Praxis auf das bis zu Zweifache des eingekauften Warenwerts belaufen. Daher sind gerade diese Bereiche für die Digitalisierung prädestiniert.

Enorme Beschaffungskosten belasten das Budget

Während grosse Spitäler bei der Warenbewirtschaftung und -beschaffung bereits seit geraumer Zeit auf ausgeklügelte Industrielösungen zurückgreifen, stellt dieser scheinbar nebensächliche Teil des Pflegealltags für die Spitex-Organisation, Pflegeinstitutionen und kleine bis mittelgrosse Spitäler oft eine Herkulesaufgabe dar. Die Erfahrung zeigt, dass grosse Krankenhäuser hierzulande SAP-basierte Industrielösungen für die Beschaffungsprozesse zur Verfügung haben, die von ganzen Abteilungen bedient werden. Solche Lösungen kommen für kleinere Institutionen nicht infrage, denn sie sind zu teuer und zu komplex.

Genau hier setzen moderne Lösungen an, die ohne komplizierte Installationen funktionieren und einfach skalierbar sind. Diese senken die Prozesskosten der Kunden und bringen ihnen signifikante Zeitersparnisse. Von der einfachen Onlinebestellung des benötigten Materials, über intelligente Regale, die den Lagerbestand beobachten und automatisch eine Bestellung auslösen, bis hin zu Verknüpfungen mit Softwares von Spitex-Organisationen für eine einfache Abrechnung können solche digitalen Beschaffungslösungen die Abläufe massiv vereinfachen und die Kosten stark reduzieren. Die Digitalisierung treibt im Gesundheitswesen nicht etwa den Verlust von Arbeitsplätzen voran, wie oft befürchtet wird. Im Gegenteil: Der Kernaufgabe, nämlich der persönlichen Betreuung und Pflege von Klienten, kann dank dieser digitalen Entlastung endlich wieder mehr Zeit geschenkt werden.

----------

In den Abläufen liegt ein Grossteil der versteckten Kosten

In der Pflege herrscht Fachkräftemangel. Was die Akteure im Gesundheitswesen dagegen tun können und wie man dabei die Kosten im Griff behalten kann, erklärt Edward Mulder, Head of ­Digitalization bei IVF Hartmann. Interview: Marcel Urech

Wie problematisch ist der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen wirklich?

Edward Mulder: Schon heute ist eine Vielzahl der Stellen in der medizinischen Pflege nicht besetzt. Die demografische Entwicklung wird die Situation weiter verschärfen. Zeit für qualitativ hochwertige Pflege wird für die Institutionen zunehmend zum Differenzierungskriterium.

Was können kleinere Akteure im Gesundheits­wesen dagegen tun?

Kleinere Akteure können schneller und individueller agieren als grosse Institutionen. Diesen Vorteil können sie systematisch nutzen. Beispielweise indem sie unnötige Kosten vermeiden und Prozesse verschlanken. Kleinere oder ländliche Pflegeeinrichtungen haben mit ihren individuellen Konzepten teilweise erfreulich gute Belegungsquoten.

Wie lassen sich die Kosten senken, ohne die Qualität der Behandlung zu beeinträchtigen?

Generell kostet Qualität immer Geld. Eine Einrichtung kann Kosten ohne Einbussen bei der Qualität reduzieren, indem sie unnötige Prozesse eliminiert und notwenige Abläufe vereinfacht und dann automatisiert. Digitale Systeme, wie etwa unsere Lösung "easyShelf", können den Angestellten sämtliche Schritte rund um die Materialbeschaffung abnehmen.

Welche Vorteile bieten moderne Beschaffungs­lösungen?

Digitale Beschaffungslösungen erhöhen die Effizienz der Beschaffung markant. Sie sparen Zeit und erhöhen die Versorgungssicherheit. Bis zu 50 Prozent der in der Logistik anfallenden internen Kosten können so in einem typischen Pflegeheim eingespart werden. So schaffen wir für das medizinische Personal Freiräume, die für die Versorgung der Klienten genutzt werden können.

Kleine Betriebe sagen oft, dass solche Lösungen zu teuer sind. Was raten Sie denen?

Die Optimierung eines Ablaufs kostet immer gleich viel. Dies gilt ebenso für IT-Investitionen. Grosse Betriebe können diese Investitionen auf viele Bewohner, Pflegetage und Beschaffungsvorgänge verteilen. Der Fortschritt der IT führt dazu, dass auch kleinere Betriebe von digitalen Lösungen profitieren können.

Müssen die Akteure im Gesundheitswesen auch ihre Prozesse überdenken?

Absolut. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in den Abläufen. Hier liegt ein Grossteil der versteckten Kosten.

Wie sollen sie dabei vorgehen?

Wichtigste Voraussetzung ist sicher eine hohe Veränderungsbereitschaft im Betrieb. Dann gilt es in einer ersten Evalua­tionsphase die bestehenden Prozesse zu analysieren. Weiter müssen die Anforderungen und Ziele genau abgesteckt werden. Sobald ein gemeinsames Optimierungsziel vereinbart wurde, können sich die Mitarbeitenden mit ihren Ideen voll einbringen: Wie machen es andere Betriebe oder Branchen? Wie wurde das beim letzten Arbeitgeber organisiert? Was gibt es Neues? Was bieten mir bestehende Partner? Am Ende ­dieser kreativen Phase wählt der Betrieb einen Lösungsweg aus und quantifiziert den Wunsch-Zustand. Danach beginnen die Veränderungsphasen. Hier ist es wichtig, dass das Team zusammenhält und anfäng­liche Hürden gemeinsam meistert.

Lässt sich das Bestands- und Lagermanagement automatisieren?

Absolut. Die Beschaffung lässt sich drastisch vereinfachen. Der Bestand eines definierten Standardsortiments lässt sich beispielsweise mit "easyShelf" komplett automatisiert überwachen und nachbestellen.

Die Stammdatenpflege ist sehr aufwendig. Wie kann man diese Aufgabe vereinfachen?

Die Grundfrage muss lauten: Benötige ich den Artikelstamm überhaupt? In der Praxis zeigt sich, dass sich der Aufwand drastisch vermindert, wenn man etwa die Anzahl der Lieferanten reduziert oder das Sortiment standardisiert. Durch den Einsatz moderner IT-Lösungen wird die Stammdatenpflege anschliessend weiter vereinfacht.

Sind die Schnittstellen zwischen den Systemen im Gesundheitswesen gut genug?

Nein. Wir haben im Gesundheitswesen noch zu wenige Schnittstellen. Das treibt die Kosten in die Höhe. Ich erwarte aber, dass die Anzahl funktionierender Schnittstellen künftig ansteigen wird, denn eine reibungslos funktionierende IT wird für alle Akteure zunehmend wichtiger.

Lohnt es sich schon, das Internet der Dinge (IoT) im Gesundheitswesen einzusetzen?

Ja, zweifellos. Die Kunst liegt jedoch darin, das Internet der Dinge sinnvoll einzusetzen. Es bringt meistens nichts, wenn bestehende Prozesse in neue technologische Raster gepresst werden. Die Implementierung des IoT soll immer auch mit einer Neugestaltung und Optimierung von Abläufen verbunden sein.