"Digitale Fitness in der Firma ist ein Marathon, kein Sprint"

Was bedeutet digitale Fitness?

Stephan Bischof: Digital fit zu sein und auch zu bleiben bedeutet, dass Unternehmen stets am Ball bleiben müssen. Die Anforderungen auf Seiten der Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und der Gesetzgebung ändern sich laufend. So müssen sämtliche KMUs spätestens per 1. September 2023 zwingend digital sein, um den gesetzlichen Anforderungen des revidierten Datenschutzgesetztes zu entsprechen. Der Begriff Fitness kommt nicht von ungefähr – bei Untätigkeit geht sie verloren. Digitale Fitness in der Firma ist ein Marathon, kein Sprint. Das Ziel ist es, stets vorne mitzulaufen. Das kann fordern, doch der komparative Vorteil, der daraus entsteht, ist matchentscheidend. Denn Schweizer KMUs stehen für die hohe Qualität ihrer Services, Produkte und Lösungen.

Warum befinden sich viele Unternehmen noch ganz am Anfang des Digitalisierungsprozesses?

Schweizer KMUs gehören in puncto Digitalisierung nicht zur Avantgarde. Das ist keineswegs negativ gemeint. Sie setzten auf bewährte Prozesse, und Digitalisierung war schlichtweg nicht nötig. Im Zentrum steht hierzulande die Befriedigung der Bedürfnisse der Kunden und des Markts – deshalb ist die Schweiz ein so innovatives Land. Die Steigerung der internen Effizienz war diesem Ziel untergeordnet. Doch Pandemie hat die Arbeitsweise vieler Unternehmen über Nacht radikal verändert. Und die Firmen realisierten, dass sie jetzt handeln müssen. Digitalisierung ist nicht mehr eine Frage des Wollens, sondern eine Frage des Müssens. Wir sprechen hier von einem "Flächenbrand".

Welche Auswirkungen erwarten Unternehmen, die nicht digitalisieren?

Wer nicht anfängt, Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu werden, muss mit ernsten Konsequenzen rechnen. Einerseits leidet die Wettbewerbsfähigkeit, da die Konkurrenz schlicht effizienter arbeitet. Andererseits sind sie für Arbeitnehmer weniger attraktiv: beispielsweise sind hybride Arbeitsmodelle heute State of the Art – dazu braucht es jedoch erst eine digitale Umgebung, die solche Modelle ermöglicht. Und diese umfasst sämtliche Geschäftsbereiche.

Wieso sämtliche Geschäftsbereiche?

Bisher konzentrierten Unternehmen ihren Digitalisierungseffort auf einzelne produktive Geschäftsbereiche. Da sich aber nun die Arbeitsweise gesamthaft verändert hat – nicht nur intern, sondern auch bei Kunden, Lieferanten und weitern Stakeholdern – müssen Unternehmen alle Geschäftsbereiche berücksichtigen.

Wie finden Unternehmen heraus, wo sie in puncto Digitalisierung im Vergleich zur Konkurrenz stehen?

Da gibt es zwei Ansatzpunkte. Erstens die interne Sicht. Dazu gehört etwa, ob alle Mitarbeitenden auf sämtliche Daten zugreifen können, die sie benötigen. Externe Indikatoren, dass die Konkurrenz digital besser aufgestellt ist, sind einerseits Schwierigkeiten beim Recruiting neuer Mitarbeitender. Andererseits zeigt sich der Rückstand in Umsatzeinbussen, da man gewisse Kunden nicht mehr abholen kann. Das ist jedoch ein schleichender Prozess, der sich nicht sofort bemerkbar macht.

In welchen Bereichen fangen Unternehmen am besten an, zu digitalisieren?

Das ist für jedes Unternehmen individuell. Was sie jedoch tunlichst vermeiden sollten ist es, zu viele Projekte auf einmal anzustossen. Das führt zu einem Innovationsstau und zu Frust. Stattdessen sollten Unternehmen dort starten, wo Digitalisierung den höchsten Effizienzgewinn verspricht. Sehen Mitarbeitende, wie sich die Optimierungen auf ihren Alltag auswirken, motiviert das zusätzlich. Ein Klassiker ist das physische Archiv: Für viele Angestellte ist der tägliche Gang ins Archiv unumgänglich. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Unternehmen einsparen können, wenn sie dieses Archiv digitalisieren!

Welche Tools kommen dabei zum Einsatz?

In unserem Fall führen wir mit unseren Kunden eine systematische Prozessanalyse durch. Damit können wir den Digitalisierungsstand von Unternehmen sehr genau einschätzen und wo wir sie unterstützen können. Da wir wissen, was heute State of the Art ist, erlaubt uns das den Vergleich mit der Konkurrenz. Auf Basis der Analyse können wir konkrete Massnahmen ableiten, um Unternehmen digital fit zu machen. Unser eigenes System, M-Files, ist dabei Mittel zum Zweck. Wichtig ist uns, dass diese Massnahmen mit einem gesunden Aufwandsverhältnis umsetzbar sind. Wir bieten in der Regel keine Luxuslösungen an – wir sind Realisten.

Was ist, wenn das nötige Know-how fehlt?

Fehlendes Know-how ist nicht das Problem. Vielmehr geht es darum, dass Unternehmen überhaupt realisieren, dass sie an ihrer digitalen Fitness arbeiten müssen. Diese Einsicht ist, je nach Organisation und Struktur einer Firma, nicht selbstverständlich. Und falls Unternehmen dann das Know-how fehlen sollte, digitale Projekte selbstständig umzusetzen, können unsere Fachleute diese Lücke schliessen – egal, ob FiBu, Ablage oder Projektmanagement. Was Unternehmen mitbringen müssen ist Einsicht, Wille sowie die nötigen Ressourcen – den Rest übernehmen wir.

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