So digitalisieren wir die Schweiz

Genau an diesem Punkt setzt der digitale Briefkasten an. Denn wir alle wissen: Effektive Veränderung geschieht selten mit einem Big Bang, sondern meist mit kleinen, aber bewussten Schritten in die richtige Richtung. Für diese Schritte braucht es zuallererst das Commitment der Führung, die klar auf smarte und automatisierte Lösungen setzt, damit die Ressourcen nicht für aufwendige Routinearbeiten draufgehen, sondern zur Schaffung von Business Value eingesetzt werden können. Neben der Führung braucht es auch die Mitarbeitenden, die in Sachen Technologie und intelligente Prozesse ganz vorne mit dabei sein wollen – weil ihnen das Arbeiten damit leichter fällt und sie es lieben, mit innovativen Tools am Puls der Zeit zu sein. 

Doch werden wir konkreter und gehen wir auf den digitalen Briefkasten ein: Weshalb soll er dazu beitragen, die Digitalisierung in der Schweiz voranzutreiben? Weil der digitale Briefkasten ganz am Anfang der Administrationskette steht. Im Briefkasten gehen die ganzen Informationen ein, die anschliessend verarbeitet werden. Wenn wir hier ansetzen und diese Informationen gezielt strukturieren, haben wir alle Daten parat für die weiterführenden Aufgaben, die beispielsweise im HR oder in der Buchhaltung anfallen.

Der digitale Briefkasten funktioniert mit einer Postumleitung, die direkt im PEAX Portal aktiviert wird. Die Post an die Firmenadresse wird an ein Scanning Center weitergeleitet, wo sie digitalisiert und im digitalen Briefkasten zur Verfügung gestellt wird. Je nach Bedürfnis können auch weitere Standorte und Zweigstellen in die Umleitung einbezogen werden. 

Im Verteilzentrum wird die Post automatisiert aussortiert und an ein zertifiziertes Scanning Center geschickt, wo sie datenschutzkonform gescannt und in den digitalen Briefkasten gelegt wird. Dieser Prozess erfolgt ohne zeitliche Verzögerung am Tag der Zustellung. So muss die Post weder abgeholt noch gescannt und per E-Mail weitergeleitet werden – gerade in Zeiten von vermehrtem Homeoffice ist das eine bedeutende Erleichterung.

Ist die Post im Briefkasten eingegangen, ist sie bereit, um online an die zuständigen Personen verteilt zu werden. Diese Personen haben bestimmte Rollen und Rechte und können entsprechend nur sehen und bearbeiten, was für sie bestimmt ist. Die Rechte können dauerhaft oder temporär vergeben werden, sowohl an interne wie auch an externe Mitarbeitende. So können beispielsweise auch ein Revisor oder eine Treuhänderin einbezogen werden, damit sie ihre Arbeit komplett online und ortsunabhängig durchführen können.

Mit der digitalen Postverteilung werden nicht nur Kommunikationswege und Bearbeitungszeiten verkürzt, sondern auch einiges an Papier gespart. Papier wird insbesondere auch in der Ablage gespart, denn diese ist in auch digitaler Form revisionssicher. Suchen, Finden und Zusammenstellen gelingt in Kürze dank einem mehrdimensionalen, vernetzten Tagging-System.

Grundlegender Unterschied zwischen einem physischen und einem digitalen Briefkasten ist die Strukturierung der Daten, da OCR (Optical Character Reading) und Data Capturing zum Einsatz kommen. Dank dieser Technologien können (Meta-)Daten automatisch erkannt, ausgelesen und klassifiziert werden. So wird beispielsweise eine Rechnung direkt als solche erkannt und die Zahlungsdetails automatisch abgefüllt. Da liegt es nahe, die Rechnung auch direkt im Briefkasten zu bezahlen, ohne dafür extra ins E-Banking zu wechseln. Dies geschieht über Geschäftskonten, die direkt mit dem digitalen Briefkasten verknüpft und in diesem zur Zahlung verwendet werden können.

Selbstverständlich sollte es in Zukunft so sein, dass die Post direkt digital eintrifft – ohne physischen Umweg über das Scanning Center. Das wäre nicht nur bedeutend schneller, sondern auch deutlich nachhaltiger. Das wird aber noch eine Weile dauern, da viele Unternehmen ihre Post noch immer in Papierform und nicht über digitale Schnittstellen versenden. Es gibt in dieser Hinsicht also noch einiges zu tun. Auch der digitale Briefkasten kann sich noch weiterentwickeln, am wichtigsten sind momentan sicher die Schnittstellen in weiterführende Systeme wie Buchhaltungssysteme, Dokumentenmanagementsysteme, ERP und Archivlösungen, so dass der gesamte Administrationsprozess durchgängig digital wird. 

Das Fazit: Mit dem digitalen Briefkasten tragen die Personen und Unternehmen der Schweiz einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung bei. Und dabei wird ihr Leben und ihr Arbeiten – zumindest aus administrativer Perspektive – noch einmal deutlich einfacher.