Innovation und Leistung im Doppelpack

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Die BIG KAISER Präzisionswerkzeuge AG ist der führende Anbieter von hochpräzisen modularen Feinbohrwerkzeugen. Dabei setzt das Unternehmen auf Präzision und Service – und mit der ELO ECM Suite nun auch auf digitale Unternehmensprozesse.

(Source: zVg)

Der Schweizer Hersteller von Präzisionswerkzeugen mit Sitz in Rümlang ist in der Branche die erste Adresse. Die Werkzeuge sind weltbekannt für ihre unerreichte Qualität. Das Unternehmen strebt den höchsten Qualitätsstandard für seine Kunden an und sein Service endet nicht bei der Lieferung, sondern erst dann, wenn alles wunschgemäss eingerichtet ist. Es investiert in qualifizierte Mitarbeitende und nutzt die neuesten Maschinen – damit es den hohen Anforderungen gerecht wird. Verständlicherweise holt sich das Unternehmen den qualifiziertesten ECM-Anbieter, um die Prozesse zu digitalisieren.

Von der Ein-Mann-Show zur Weltmarke

Heinz Kaiser machte sich in jungen Jahren selbstständig und bezog im Jahr 1948 seine erste eigene Werkstatt in Rümlang ZH. Seine Vision: Entwicklung von qualitativ hochwertigen Werkzeugen, die den hohen Anforderungen gerecht werden sollen. Schon nach zwölf Jahren konnte er seinen Traum verwirklichen und baute neue Fabrikationsräume am selben Ort. Dank der Ideologie des Gründers steht BIG KAISER heute an diesem Punkt: Mitglied der BIG DAISHOWA Group, Tochtergesellschaft in Deutschland sowie in den USA. Die hochwertigen Werkzeuge werden im Maschinenbau, in der Fahrzeug-, Luftfahrt- sowie Raumfahrtindustrie erfolgreich eingesetzt. Aber auch Betriebe, die im Werkzeug-, Formen- und Apparatebau tätig sind, sowie solche aus der Uhrenindustrie und der Medizinaltechnik vertrauen auf die Produkte von BIG KAISER, denn sie sind Schlüsselelemente einer jeden leistungsstarken Produktion. Damit garantiert der Hersteller maximale Effizienz, was zu geringeren Kosten führt.

Innovation wird grossgeschrieben

Bereits von Beginn an ist das Unternehmen stets darauf bedacht, sich weiterzuentwickeln. Auch das Thema Digitalisierung war schon 2011 präsent, als mit dem ersten digitalen Feinbohrwerkzeug der erste Schritt ins digitale Zeitalter getätigt wurde – die Firma war also schon immer sehr fortschrittlich. So kam es auch dazu, dass die Neugestaltung der IT-Infrastruktur samt Digitalisierung der Unternehmensprozesse im Jahr 2019 angepackt wurde. Dazu machte man sich auf die Suche nach einem zentralen System, das in der Lage ist, sämtliche Unternehmensprozesse digital abzubilden und eine rechtskonforme Archivierung zu gewährleisten. Insbesondere der Rechnungseingangsprozess sollte mit Anbindung an das SAP-System automatisiert und beschleunigt werden.

Experten am Werk: ECM Solutions und ELO Digital Office

Für die BIG KAISER Präzisionswerkzeuge AG waren die Kenntnisse des ELO-Business-Partners ECM Solutions GmbH ausschlaggebend dafür, den entscheidenden Schritt in die Digitalisierung im Jahr 2019 mit der ELO ECM Suite des Stuttgarter Softwareherstellers ELO Digital Office zu gehen. Durch die optimale Anbindung an das SAP-System konnte die ELO-Lösung in kurzer Zeit implementiert und produktiv gesetzt werden. Vom zentralen System zur Digitalisierung und Automatisierung sämtlicher geschäftsrelevanter Prozesse profitieren heute Mitarbeitende in allen Bereichen des Unternehmens.

Die Grundlage zur Digitalisierung

Mit der Einführung der ELO ECM Suite als Fundament und zentrales Repository zur Verwaltung sämtlicher Geschäftsdokumente konnten die internen Abläufe deutlich beschleunigt werden. Über die SAP-Schnittstelle werden darüber hinaus sämtliche kaufmännischen Ausgangsbelege vom Angebot bis zur Rechnung digitalisiert und automatisch zum entsprechenden Vorgang in ELO rechtskonform abgelegt. Auch die Entwicklung und die Produktion werden durch ELO erfolgreich unterstützt. Für jeden Vorgang wird ein eigenes Dossier angelegt und die relevanten Dokumente und E-Mails dazu hinterlegt. Somit haben alle Mitarbeitenden direkten Zugriff auf die Unterlagen. Mithilfe der leistungsfähigen integrierten Suchfunktion ELO iSearch sind die Mitarbeitenden zudem in Rekordzeit in der Lage, sämtliche Informationen zu einem bestimmten Geschehen einzusehen und können somit jederzeit in Sekundenschnelle über den aktuellen Auftragsstatus Auskunft geben.

Mehr Effizienz dank eines Rechnungsmanagements

Ein grosses Anliegen war die automatisierte und digitale Lösung der Rechnungen. Mit ELO Invoice, einer bereits fertig vorkonfigurierten Standardlösung, und dem SAP-System konnte dies bei BIG KAISER in kürzester Zeit realisiert werden. Die Rechnungen werden über den ELO Workflow verteilt und visiert und anschliessend erfolgt die Verbuchung über die Kopplung mit SAP. Der gesamte Prozess konnte dadurch enorm verkürzt werden. Direkt im ELO Workflow wird in Formularen die Zuordnung des Kreditors vorgenommen. Die gesamte Kontierung wird aus SAP MM übernommen beziehungsweise in ELO erfasst. Dabei nutzen die Anwender in den ELO-Formularen live Stammdaten aus dem SAP-System. Nach der Freigabe in ELO wird jede Rechnung über den DOKinform SAPconnector mit einem Workitem im SAP Business Workplace verknüpft. Die gesamte Kontierung ist dort enthalten. In SAP wird der Beleg dann mit der entsprechenden Transaktion gebucht und mit der Bestellung verknüpft. Die QR-Rechnungen werden selbstverständlich automatisch ausgelesen, die Daten müssen von den Anwendern lediglich bestätigt werden.
Nächster Schritt: intelligente Belegklassifizierung
Um die Verarbeitung der Rechnungen noch effizienter zu gestalten, plant BIG KAISER die Einführung des Zusatzmoduls ELO DocXtractor. Dies ist ein intelligentes Klassifizierungsmodul, das unter Anwendung modernster KI-Technologie die eingehenden Rechnungen nach ihrer Erfassung analysiert und entsprechend klassifiziert. Dabei werden die Rechnungsdaten auf dem Beleg mit den in SAP vorhandenen Stammdaten abgeglichen, und in ELO wird der entsprechende Freigabeworkflow gestartet.

Was will man mehr: enorme Zeit- und Kostenersparnis

Mit der ELO ECM Suite wurde bei BIG KAISER ein leistungsfähiges System für modernes Enterprise-Content-Management eingeführt. Insbesondere die hohe Flexibilität der ELO-Lösung und die automatisierten Prozesse haben die Mitarbeitenden begeistert. Zudem freut man sich bei BIG KAISER über die gute Zusammenarbeit mit dem ELO-Business-Partner. Die Experten der ECM Solutions GmbH haben mit der ELO ECM Suite und Integration von SAP ein Gesamtpaket kreiert, mit dem Informationen auch über Systemgrenzen hinweg blitzschnell gefunden werden. Und schliesslich sorgt das intelligente Rechnungsmanagement mit ELO Invoice für eine enorme Zeit- und Kostenersparnis bei der Eingangsrechnungsbearbeitung. Zukünftig wird mit dem Klassifizierungsmodul ELO DocXtractor eine noch wirkungsvollere Verarbeitung der Rechnungen vorhanden sein und damit der Automatisierungsgrad noch einmal gesteigert. Das Team von BIG KAISER Präzisionswerkzeuge AG kann sich nun vollkommen auf sein Kerngeschäft fokussieren, da nun das System zur hochpräzisen Leistung passt.