Business Guidance erleichtert ERP-­Wechsel bei SFS

1928 als kleine Eisenwarenhandlung gegründet, zählt SFS heute zu den weltweit führenden Unternehmen für Präzisionskomponenten und Baugruppen, mechanische Befestigungssysteme, Qualitätswerkzeuge und Bewirtschaftungslösungen. Die SFS Group schafft mit massgeschneiderten Lösungen für erfolgskritische Anwendungen Mehrwert für die Kunden. Im Geschäftsjahr 2023 erwirtschaftete SFS mit etwa 13 200 Mitarbeitenden in 35 Ländern einen Umsatz von rund 3,1 Milliarden Franken.

Wachstum und Internationalisierung meistern
 

SFS hat sich in den letzten Jahren sehr dynamisch entwickelt. Allein im Jahr 2022 konnte das Unternehmen den Umsatz durch Übernahmen und organisches Wachstum um mehr als 45 Prozent steigern. Gleichzeitig ist SFS im Zuge der Wachstumsstrategie aber auch deutlich internationaler geworden.

Um als globales Unternehmen weiterhin einheitlich agieren zu können, setzt die SFS Group konsequent auf Digitalisierung. Erst kürzlich wurde die veraltete ERP-Umgebung in 27 Ländern auf SAP S/4HANA migriert. Dabei war den Projektverantwortlichen schon im Vorfeld klar, dass klassische Schulungen zur Vermittlung des dafür nötigen Wissens nicht ausreichen. «Angesichts der vielen Veränderungen in sehr kurzer Zeit suchten wir nach einer 24/7-Lösung, die unsere Mitarbeitenden direkt am Arbeitsplatz unterstützt», sagt Beatrice Gyger, Head of HR Training & Development bei der SFS Group Schweiz AG.

tts performance suite entlastet Key-User
 

Für SFS lag es nahe, auch bei diesem Projekt auf die tts performance suite zu setzen. Sie nutzen die Digital Adoption Platform von tts schon seit 2014. Bislang war ihr Einsatz allerdings auf die Erstellung von E-Learnings, Dokumentationen und Trainings zu Themen wie Onboarding, Compliance, Qualitätssicherung oder Arbeitsanweisungen beschränkt.

Mit dem Wechsel auf das neueste ERP-System von SAP entschieden sich die Projektverantwortlichen dafür, das Potenzial der tts performance suite für den Aufbau einer gruppenweiten Digital Adoption Platform zu nutzen. Das Ziel: Um die rund 600 Key-User zu entlasten, soll bislang verteiltes Wissen zentralisiert und im Arbeitsprozess verfügbar gemacht werden. Letztlich soll damit eine Single Source of Truth für die Arbeit mit SAP S/4HANA und weiteren Anwendungen entstehen, die alle Nutzerinnen und Nutzer bei Fragen zur Bedienung der Software oder zu Prozessen und Regularien kontextsensitiv unterstützt, also passend zur jeweiligen Rolle und zur Aufgabe, die die entsprechende Person gerade bearbeitet.

Vom Start ins Ziel in drei Monaten
 

Für eine reibungslose Umstellung auf das neue ERP-System war es wichtig, keine Zeit zu verlieren und die Mitarbeitenden möglichst schnell mit Content zu beliefern. «tts ist seit vielen Jahren ein bewährter Partner von uns. Deshalb lag es auf der Hand, die Software- und Learning-Expertinnen und -Experten von tts frühzeitig in das Projekt einzubinden, damit sie uns bereits in der Konzeptionsphase unterstützen können», sagt Beatrice Gyger.

Die Implementierung und die erforderlichen Schulungen führte tts gemeinsam mit SFS durch. Zusätzlich schärften die Projektteams das Einsatzkonzept, um den Mitarbeitenden mehr Zeit für die Content-Erstellung im Arbeitsalltag zu verschaffen.

Obwohl rund 40 Autorinnen und Autoren für die Produktion von Inhalten im Einsatz waren, zeigte sich schon bald, dass nicht alle geplanten Guides zum Rollout fertig sein würden. Aber auch hier fanden die Projektteams schnell eine Lösung: Innerhalb von zwei Tagen wurden 700 Links auf Confluence-Dokumentationen angelegt, die mit einem Klick auf den QuickAccess der tts performance suite die passende Hilfe zur Verfügung stellen. Dadurch konnte die Produktion der fehlenden Guides auf die Zeit nach dem Rollout verschoben werden und die tts performance suite wie geplant nach drei Monaten an den Start gehen.

Motivation und Know-how für den reibungslosen Umstieg
 

Mit der tts performance suite konnte SFS von Beginn an eine hohe Akzeptanz für den anstehenden Wechsel des ERP-Systems aufbauen. «Der Wechsel auf SAP S/4HANA ist eine gewaltige Herausforderung, weil er mit der weltweiten Einführung von neuen Prozessstandards einhergeht. Entsprechend gross ist natürlich auch der Wissensbedarf. Den decken wir mit der ‹tts performance suite› perfekt ab, weil unsere Key-User jetzt direkt im Arbeitsprozess mit Dokumentationen, Prozesswissen und Schrittlisten versorgt werden», erklärt Beatrice Gyger.

Die Gründe für diesen Projekterfolg sind vielfältig. So hat SFS in kurzer Zeit veraltete Silos aufgelöst und eine zentrale Wissensplattform geschaffen. Sie bietet den Anwenderinnen und Anwendern bei der Arbeit mit SAP S/4HANA kontextsensitiv und rollenbasiert im «Moment of Need» genau die Hilfe, die sie benötigen. Gleichzeitig sorgte das Projektteam mithilfe der Digital Adoption Platform von tts dafür, dass die Mitarbeitenden die erforderliche Bedien- und Prozesssicherheit erlangten, damit der Rollout reibungslos über die Bühne gehen konnte – bei verringertem Schulungsaufwand.

Was die SFS Group mithilfe der tts performance suite im Einzelnen realisierte
 

• eine Single Source of Truth für alle Fragen rund um ­Anwendungen, Prozesse und Regularien
   
• eine hohe Bedien- und Prozesssicherheit zum Rollout von SAP S/4HANA
   
• eine applikationsübergreifende End-to-End-Unterstützung
   
• die Förderung der Internationalisierung durch multilinguale Sprachpakete
   
• ein zielführendes Onboarding
   
• nachhaltigen Nutzen für Folgeprojekte und weitere Unternehmensbereiche durch mühelose Skalierbarkeit der tts performance suite.

In der Summe bewirken diese Vorteile eine hohe Daten- und Prozessqualität. Damit kann SFS die Potenziale von SAP S/4HANA wie vorgesehen nutzen.

Ausbau zum Navigationssystem für die gesamte ­Applikationslandschaft
 

Aufgrund der durchweg positiven Erfahrungen hat sich die SFS Group dazu entschlossen, das Projekt auszuweiten und die tts performance suite zum Navigationssystem für die gesamte Arbeitsumgebung auszubauen. «Das Feedback der Endnutzerinnen und -nutzer sowie Autorinnen und Autoren ist durchweg positiv. Selbst Mitarbeitende, die anfangs Bedenken hatten, konnten im Laufe des Einführungsprojekts überzeugt werden. Einige davon sind inzwischen zu starken Promotorinnen und Promotoren unserer Digital Adoption Platform geworden», fügt Beatrice Gyger stolz hinzu.

Die kann SFS derzeit gut gebrauchen, weil erneut grosse Veränderungen anstehen. So will das Unternehmen nach den beiden SAP-Modulen für Finanzen und Controlling (FI/CO) demnächst auch die Module für Product Lifecycle Management (PLM), Product Lifecycle Costing (PLC) und den SAP Product Content Hub (PCH) implementieren. Damit auch diese Transformationsprojekte ihre Ziele erreichen, werden künftig 3500 End-User Zugriff auf die tts performance suite haben. Ausserdem soll die tts performance suite Unterstützung bei der Arbeit mit der Vorlagenlösung Templafy für MS Office und spezifische Firmenanwendungen bieten.

Perspektivisch ist die tts performance suite damit an allen strategischen Schaltstellen der Gruppe präsent und fungiert als zentrale Hilfe für datengetriebene Entscheidungen und die weitere Digitalisierung bei SFS.