"Wir müssen verstehen, wohin die Reise der Menschen geht"

Sie sind seit vier Monaten Leiter der Informatik an der Universität St. Gallen. Wie haben Sie sich bisher eingearbeitet?

Harald Rotter: Die ersten Monate waren von vielen Gesprächen und Meetings geprägt. Die Technik selbst hatte für mich nicht höchste Priorität, sondern der Kontakt mit Stakeholdern auf den verschiedenen Ebenen der Universität. Mir war ganz wichtig zu sehen, wie das Ressort Informatik von aussen wahrgenommen wird. Denn unsere IT läuft sehr stabil und ich habe ein sehr gutes Team, das sie betreut. Dazu kamen Gespräche mit meinem Führungsteam über unser Tagesgeschäft.

Wie gefällt es Ihnen an der HSG?

Ich fühle mich sehr wohl auf dem Campus. Er ist ein cooler Arbeitsplatz und von der Grösse her genau richtig. Die Wege sind kurz und wo möglich auch sehr pragmatisch. Man begegnet der IT auf Augenhöhe, was in der Privatwirtschaft oftmals nicht der Fall ist. Dort ist die IT oft nur der Kostenblock. Das heisst für uns aber auch, dass wir jeden Tag unsere Dienstleistungen zur vollsten Zufriedenheit der Kunden erbringen müssen.

Was sind Ihre Aufgaben als CIO?

Ein wichtiger Part ist die Interaktion mit all den verschiedenen Bereichen und Personen. Wir haben an der HSG ganz verschiedene Anspruchsgruppen. Diese Menschen müssen bei ihren Bedürfnissen abgeholt werden. Wir müssen verstehen, wohin ihre Reise geht. Ausserdem wollen wir ein Bindeglied zwischen all den verschiedenen Bereichen sein. Wie bei jedem Unternehmen laufen in unserer IT alle Fäden zusammen. Ich verstehe meine Aufgabe darin, diese Fäden zusammenzuholen, mich mit den Leuten auszutauschen und so ein Gefühl dafür zu bekommen, was sie von uns brauchen und wie wir sie mit State-of-the-Art-Technologie darin unterstützen können.

Sie waren lange in der Privatwirtschaft tätig. Wie weit unterscheidet sich die Arbeit bei der Universität St. Gallen von den ­bisherigen Stationen Ihres Arbeitslebens?

Ich war vorher bei inhabergetriebenen Firmen, sogenannten patronatsgeführten Firmen. Dort kamen Entscheidungen anders zustande. Ich führte zwar auch mit vielen Fachabteilungen Gespräche, aber zuletzt kam das Go oder No-Go vom Besitzer. Daran haben sich alle Abteilungen ausgerichtet. An der Universität haben wir demokratische Entscheide. Wir müssen verschiedene Gremien ins Boot holen und informieren. Es gibt ein Rektorat, ein Projektboard, einen Senat und einen politisch besetzten Uni-Rat sowie verschiedene operative Steuerungsgremien. Da gibt es nicht das eine Wort, das ich aus der Privatwirtschaft kenne.

Wie gehen Sie damit um?

Konkret heisst das für mich, dass wir viele einzelne Bereiche abholen und für Projekte gewinnen müssen. Obwohl wir eine Wirtschaftsuniversität sind, haben wir eigenständige Institute und Bereiche, deren Richtungen und Vorstellungen durchaus auseinandergehen können.

Ihr Vorgänger prägte die IT der Universität St. Gallen acht Jahre lang. Mit welchen Herausforderungen waren Sie bei der Stabübergabe konfrontiert?

Christoph Baumgarten ging im Juni und ich fing im Oktober an. Insofern gab es keine direkte Stabübergabe. Jede Entscheidung und jedes Ergebnis eines Vorgängers hat seine Vergangenheit. Die grösste Herausforderung ist es, diese Vergangenheit zu verstehen. Ich bin kein Mensch, der sich eine Wertung erlaubt, wenn er den Weg zum Ergebnis nicht kennt. Christoph Baumgarten hat seine Reise unter jenen Bedingungen beschritten, die ihm zur Verfügung standen, und es ist schwierig, frühere Entscheidungen ­herzuleiten, wenn der Vorgänger nicht mehr da ist. Ich habe aber ein sehr gutes Team, das mich unterstützt und oftmals diese Herleitungslücke auch schliessen kann.

Welche Vorstösse haben Sie bereits unternommen?

Die aktuell angestossenen Vorhaben sind vor allem interne justierungsmassnahmen im Bereich der Zeit - Leistungserfassung. Auch arbeiten wir aktuell an (technischen) Abklärungen im Hinblick auf mögliche zukünftige Cloudnutzungsstrategien.

Welche Projekte stehen demnächst im Ressort Informatik an?

Wir wollen 2018 die Effizienz steigern und den adminis­trativen Overhead zurückfahren. Wir werden unsere tägliche Arbeit, unsere Richtlinien und Frameworks anschauen und versuchen, etwas Ballast abzuwerfen. Ich finde, wir haben in den vergangenen Jahren – aus welchen Gründen auch immer – etwas viele Formalismen aufgebaut. Diese gilt es jetzt mit den Betroffenen und der Führungsebene zu reduzieren. Wenn ein Prozess passt, dann lassen wir ihn so. Wenn er aber nicht mehr passt, streichen wir ihn oder machen ihn einfacher.

Die Universität St. Gallen ist ein Unternehmen mit mehr als 8500 Studenten und fast 3000 Mitarbeitern. Was muss die IT ­einer solchen Institution leisten können?

Wir haben verschiedene Projekte am Laufen und müssen pro Jahr rund 14 600 Ticketanfragen bewältigen. Dazu kommen mehr als 28 000 Telefonanrufe am Service Desk sowie fast 2500 betreute Endgeräte. Diese Zahlen reflektieren ganz gut, was wir leisten müssen. Dazu kommt eine besondere Herausforderung. In der Privatwirtschaft ist die IT darauf ausgerichtet, beispielsweise Produktionsprozesse zu unterstützen. Wir sind viel heterogener aufgestellt. Forschung hat teilweise andere Anforderungen an eine IT als Studium und Lehre oder eine Bibliothek. Daraus resultieren verschiedene Plattformen und Systeme, die allesamt stabil laufen und in die Umgebung passen müssen.

Wissenschaftler und Studierende haben hohe Ansprüche an die Mobilität. Wie begegnen Sie diesen Anforderungen bei der IT?

Auf dem Campus haben wir flächendeckendes WLAN. Das ist eine Herausforderung, weil die HSG verschiedene Standorte in der Stadt hat. Wir nutzen ausserdem den Authentifizierungsdienst «Eduroam» und stellen Mitarbeitenden Notebooks zur Verfügung. Für jemanden, der sein eigenes Gerät verwenden möchte, sieht unser Bring-your-own-Device-Modell so aus, dass wir dem Nutzer einen VPN-Client installieren und prüfen, ob auf dem System die Sicherheit gewährleistet ist. Mit wenigen Ausnahmen sind damit unsere Systeme erreichbar und die Mobilität gewährleistet.

Wie sieht der Zugang vom Smartphone her aus?

Hier gilt grundsätzlich gleiches wie bei den Laptops. Mittels installiertem VPN Client ist auch hier der Ressourcenzugriff möglich.

Wie überzeugen Sie Ihre Anwender, wenn Sie neue Lösungen oder Dienste einführen wollen?

Man muss hier drei Dinge trennen. Erstens kommen die Wünsche oftmals aus einem bestimmten Fachbereich und betreffen nicht die ganze Uni. Dann gibt es praktisch keine Akzeptanzprobleme, weil die Leute die Lösungen brauchen. Zweitens haben wir unsere Studenten-Administration selbst entwickelt. Das heisst, die benötigten Features und Module wurden gemeinsam erarbeitet. Da müssen wir niemanden überzeugen. Bei den IT-Services aus unserer Basisinfrastruktur habe ich drittens nicht die Erfahrung gemacht, dass es Probleme gab. Denn es geht hier um technischen Fortschritt. Bei der im Aufbau befindlichen «Edu-ID» von Switch zum Beispiel adressieren wir direkt ein vom Fachbereich formuliertes, zukünftiges Businessbedürfnis.

Wie gehen Sie vor, wenn es trotzdem einmal Widerstände gibt?

Wie überall im Leben begegnen auch wir möglichen Widerständen mit Gesprächen. Es gilt dann zu verstehen, woher diese Widerstände kommen, um adäquat darauf reagieren zu können. Oftmals können wir auch von «Vorreitern» profitieren. Wenn ein Bereich eine Lösung mit Erfolg umsetzt, hat dies oftmals auch Signalwirkung für andere betroffene Bereiche.

Ich habe die IT als Student an einer anderen Uni als ziemlich ­zeitraubend und wenig nutzerfreundlich erlebt. Wie reagiert die Universität St. Gallen auf solche Kritik?

Grundsätzlich hören wir uns jede Kritik als Erstes einmal an. Da muss man natürlich immer berücksichtigen, wie viele Nutzer betroffen sind. Probleme wie Medienbrüche gibt es bei uns sicher auch, aber da wir die Software für die Studenten selbst entwickeln, haben wir ein durchgängiges auf Single-Sign-on basierendes Studenten-Administrations-System. Wir entwickeln ausserdem nach Scrum und testen alle neuen Features mit den Anwendern. Wir binden die Auftraggeber wie auch Personen der Studentenschaft in den Entwicklungsprozess ein.

Wie gehen Sie damit um, dass bei Mitarbeitenden und Studenten von Universitäten immer eine hohe Fluktuation besteht?

Wir werden von dieser Fluktuation nicht direkt tangiert, auch wenn wir sie natürlich indirekt mitbekommen. Das liegt an unserer Organisation. Das Ressort Informatik stellt primär die Basisinfrastruktur zur Verfügung. Jeder Fachbereich hat eine definierte Person welcher als First Contact für das jeweilige Team arbeitet und bspw. Mutationen anstösst. Wir kommen erst dann zum Zug, wenn diese Person dabei Unterstützung anfordert.

Mit welchen Herausforderungen sind Hochschulen bei der ­Digitalisierung konfrontiert?

Ich sehe hier drei Herausforderungen. Erstens wird Data Analytics sicher ein Thema, mit dem wir uns auseinandersetzen müssen. Wir haben hier den Vorteil, dass wir als Wirtschaftsuniversität aktuell weniger grosse Datenmengen verarbeiten müssen, wie sie an anderen Universitäten mit Naturwissenschaften anfallen. Zweitens werden Datenschutz und Datenspeicherung immer wichtiger. Im Unterschied zur Privatwirtschaft unterliegen wir dem öffentlichen Recht, das hier noch viel mehr Restriktionen mit sich bringt. In der Vergangenheit haben uns die rechtlichen Rahmenbedingungen etwa daran gehindert, mit den verwaltungsnahen Systemen in die Cloud zu gehen. Eine dritte Herausforderung besteht im Umdenken bei den bestehenden Prozessen. Meines Erachtens muss ein Prozess vor der Digitalisierung zuerst überarbeitet und hinterfragt werden. Dieses Vorgehen bedeutet aber auch, dass allenfalls bestehende Arbeits- oder Denkmuster zu hinterfragen und zu adaptieren sind.

Welche Teile der IT haben Sie noch bei sich an der Universität und welche haben Sie ausgelagert, z.B. an Cloud-Dienstleister?

Wir haben aus historischen Gründen noch das Gros der IT in den eigenen Rechenzentren. Ausgelagert sind Office 365 für Studenten, unser Learning Management System, die Switch-Services sowie unser CMS.

Welchen Stellenwert haben Sicherheitsaspekte in Ihrer Arbeit?

Sicherheit hat bei uns einen sehr hohen Stellenwert. Unsere Informationssicherheit setzt sich aus einer strategischen, einer konzeptionellen und einer operativen Ebene zusammen. Auch können wir auf die Ressourcen eines Compliance Officers welcher sich einmal im Monat mit mir und meinem Führungsteam trifft und Risikoabschätzungen macht, zurückgreifen. Ausserdem arbeiten wir eng mit der Switch zusammen und unterliegen der Informationssicherheitsrevision des Kantons St.Gallen. Damit sind wir meiner Meinung nach beim Thema Sicherheit sehr gut eingebettet.

Haben Sie Schwierigkeiten, Fachkräfte für Ihr Ressort zu finden?

Ja, aber es ist generell eine Herausforderung, gute Leute zu finden. Es kommt auch darauf an, wen man sucht. Softwareentwickler sind zum Beispiel gefragter als Infrastrukturadministratoren. Aber insgesamt gesehen ist das, wie schon erwähnt, kein HSG-spezifisches Problem.

Wie kommt die HSG trotzdem zu ihren IT-Spezialisten?

Wir haben meines Erachtens den Vorteil, dass die Uni­versität eine sehr gute Reputation geniesst. Wir können mit unserem bekannten Namen punkten. Dazu kommen Vorteile der HSG wie der grösstenteils kostenlose Universitätssport für Mitarbeitende, Weiterbildungsangebote oder eine Mensa mit Studentenpreisen. Und schliesslich ist auch die Lage sehr gut. Unter dem Strich ist die Situa­tion bei uns deshalb nicht schwieriger, aber auch nicht einfacher als in der Privatwirtschaft.

Wie flexibel sind Sie bei der Lohngestaltung?

Ich glaube, wir sind gut aufgestellt. Die HSG unterliegt dem kantonalen Lohnmodell und damit einem klaren Raster welches unseren Spielraum definiert. Grundsätzlich aber ist es in der Privatwirtschaft ähnlich. Jede Firma hat ein Lohn-Gehaltssystem in welchem auch die Informatiklöhne abgebildet werden müssen.

Die Universität St. Gallen will eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas sein. Welche Universitäten sind für Sie ein Vorbild, wenn es um die IT geht?

Da wir eine reine Wirtschaftsuni sind, ist es schwierig, Vergleiche mit anderen Hochschulen zu ziehen. Ich vernetze mich momentan mit anderen Institutionen. Auch bin ich überzeugt das wir in einzelnen Bereichen selber als Vorbild für andere Hochschulen anzusehen sind. Es ist aber wie gesagt sehr schwierig hier direkte Vergleiche zu ziehen. Eher müssen wir uns bei jeder technologischen Veränderung die Frage stellen, sind wir early adopter, follower oder sogar pionieers.