Managed Document Services – gegen die Informationsflut in Unternehmen

Zu den Herausforderungen gehört zum einen der wirtschaftliche Wandel und der somit erhöhte Druck auf die Gewinnspanne. Der Umsatz soll immer mehr gesteigert werden bei gleichzeitig unkontrollierbaren Kostenexplosionen. Ein weiterer Punkt sind die enorm vielen Informationen, die uns heute zur Verfügung stehen. Diese Informationsflut richtig einzuordnen und in den entsprechenden Kontext zu bringen, kann zur Überforderung der Mitarbeiter führen. Auch sind die gestellten Aufgaben an eine IT-Abteilung komplexer geworden. Diese muss sich nicht nur um PC, Server und Software kümmern, sondern ist auch verantwortlich für Themen wie Cloud, Informationssicherheit, Datenmanagement und Archivierung. Erschwerend kommt dazu, dass die Mitarbeiter häufig aus drei verschiedenen Generationen zusammengesetzt sind, den Baby-Boomers, den GenXers und den Millenials. Noch nie war die IT-Affinität in der Arbeitsweise unterschiedlicher als heute. Dies verlangt neue Fähigkeiten bei den IT-Mitarbeitern.

Mit Managed Document Services bietet die Ricoh Schweiz AG eine Dienstleistungspalette an, die IT-Führungskräften Freiräume schafft, um sich auf die IT-Kernkompetenzen zu konzentrieren. Die Optimierung von Informationsprozessen und die damit einhergehende Steigerung der Effizienz und der Produktivität stehen dabei im Fokus. Wie geht man aber vor, um eine solche Verbesserung zu erreichen?

In einem ersten Schritt wird die Print- und Scaninfrastruktur analysiert, um die stetig steigenden Kosten zu bremsen. Nach der Umsetzung eines Optimierungsangebots besteht jedoch das Risiko, dass die Kosten längerfristig im gleichen Umfang wieder steigen. Um dies zu verhindern, bietet Ricoh zusätzlich die Dienstleistung MDS Service Management an. Dabei analysiert, optimiert und betreibt Ricoh die gesamte Print- und Scaninfrastruktur eines Unternehmens. Der Fokus liegt auf folgenden drei Elementen im Informationsprozess: dem Erfassen von Informationen (capture – scan), dem Verarbeiten von Informationen (transform) und dem kundengerechten Ausgeben/Verteilen von Informationen (manage the output).

(Source: Ricoh)

Die Dienstleistung MDS Service Management ist modular aufgebaut und richtet sich nach der Grösse und Komplexität des Unternehmens. Folgende Services gehören dabei zum Angebot von Ricoh:

• ITIL Service Operation Manual

• Incident Management

• Problem & Escalation Management

• Request Management

• Standard Reporting & Review

• Advanced Reporting & Review

• Active Fleet Management

• Continual Service Improvement

Mit diesen modularen Bausteinen erhält jedes Unternehmen die auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen Dienstleistungen für seine Print- und Scan-Infrastruktur und darüber hinaus proaktive Services, mit denen es kontinuierlich auf den neuesten Stand der Technik gebracht wird. Somit kann der wirtschaftliche Wandel als Chance wahrgenommen und die Informationsflut im Unternehmen beherrscht werden.

Mehr Informationen zu diesem Thema:
www.ricoh.ch/de/mds