Corona als Taktgeber für die digitale Transformation

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Die Covid-19-Pandemie hat der Digitalisierung gewaltig Vorschub geleistet. Im März 2020 wurden Unternehmen vor vollendete Tatsachen gestellt: Ein landesweiter Lockdown führte dazu, dass die Arbeit schlagartig neu organisiert werden musste, interne Prozesse wurden angepasst und Mitarbeitende ins Homeoffice geschickt. Die Digitalisierung verwandelte sich vom Schlagwort in greifbare Realität – ermöglicht durch moderne Softwaretechnologie.

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ELO Visitor sorgt für einen professionellen ersten Eindruck. (Source: zVg)

Besuchermanagement-Cockpit für den schnellen Überblick. (Source: zVg)

Roland Benguerel, Head of Sales, ELO Digital Office CH AG. (Source: zVg)

Am 16. März 2020 verhängte der Bundesrat eine "ausserordentliche Lage" aufgrund der Covid-19-Situation. Kontakte zu meiden und Abstand zu anderen Menschen zu halten, lautete die Devise. Ein scharfer Einschnitt für das soziale Leben – und auch für die Geschäftswelt. Neue Formen wurden nötig, wie Unternehmen ihre Geschäftsbeziehungen pflegen und Mitarbeitende ihre Arbeit verrichten.

Schnelle Entscheidungen waren gefragt, denn diese neue Realität hat niemand vorhergesehen, und es blieb wenig Zeit, um den Betrieb neu auszurichten. Die gesamte Belegschaft von heute auf morgen ins Homeoffice zu senden, stellte für die meisten Unternehmen hohe Anforderungen an die organisatorischen und betrieblichen Abläufe im Betrieb – dies auch für Firmen, die mit Homeoffice und "Remote Work" bereits Erfahrungen gesammelt hatten. Bald einmal wurde auch klar, dass sich durch die Coronapandemie die Art und Weise, wie wir in Zukunft zusammenarbeiten werden, nachhaltig verändern wird.

Doch was bedeutet dies überhaupt, im Homeoffice zu arbeiten? Welche Anforderungen müssen für effizientes Arbeiten von zuhause aus erfüllt sein? Eine wichtige Voraussetzung im Homeoffice ist, dass Mitarbeitende auf ihre Daten und Dokumente möglichst wie gewohnt Zugriff haben sollen.

Darüber hinaus muss es Lösungen für die Kommunikation unter den Mitarbeitenden und Geschäftspartnern geben, um zusammenarbeiten zu können. Wichtige Entscheidungen und Freigaben von Dokumenten müssen aufgrund der vorhandenen Informationen geprüft und getroffen werden. Und damit zu einem späteren Zeitpunkt die Arbeitsschritte nachvollziehbar bleiben, müssen sämtliche relevanten Prozesse protokolliert werden.

Corona wird die Arbeitswelt nachhaltig prägen und einen starken Einfluss darauf ausüben, wie in Zukunft Arbeitsleistungen erbracht werden. Während des Lockdowns hat sich die Zahl der Mitarbeitenden verdoppelt, die von zuhause arbeiten. Die Akzeptanz ist gross, und gemäss einer Untersuchung von Deloitte Schweiz glaubt die Mehrheit der Arbeitnehmenden, ihre Produktivität sei durch Homeoffice nicht eingeschränkt.

Auch wenn Homeoffice von vielen Arbeitnehmenden gutgeheissen wird, aus Unternehmenssicht gibt es einige Herausforderungen zu bewältigen. Wer auf standardisierte Lösungen setzt, die erprobt und etabliert sind, erleichtert dies den Weg zum digitalen Office. Wichtig ist vor allem: Die Massnahmen sollen schnell und einfach in den Abteilungen umgesetzt werden können.

ELO Business Solutions bieten genau das: standardisierte Lösungen und Best-Practice-Ansätze, um einzelne Unternehmensbereiche oder ganze Betriebe zielgerichtet zu digitalisieren.

Mit ELO Visitor von Anfang an überzeugen

Betriebe sind daran interessiert, welche Besucher das Firmengebäude betreten und wieder verlassen – in Zeiten von Corona und Contact Tracing wird dies sogar zu einer Notwendigkeit. Ein solches System sollte aber flexibel genug sein, um spontane Besuche genauso unkompliziert zu erfassen wie geplante Besuche.

ELO Visitor – das digitale Besuchermanagement – unterstützt Sie darin, Ihren Besuchern einen persönlichen und professionellen Empfang zu bereiten. Das Empfangspersonal ist auf den anstehenden Besuch gut vorbereitet, da alle notwendigen Daten im System zur Verfügung stehen. Auf einem Willkommensbildschirm werden die Gäste mit ihrem Namen begrüsst – eine nette Geste. Ein Besucherausweis wird ausgestellt, mit dem sich Besucher auch wieder eigenständig abmelden können. Und falls nötig, werden Sicherheitsanweisungen und Verschwiegenheitsvereinbarungen unterzeichnet – digital mittels Tablet.

Wer im System noch nicht erfasst ist, für den erstellt ELO Visitor eine Besuchermappe. Dabei lässt sich unterscheiden, ob es sich um eine Einzelperson oder eine Gruppe handelt – beides managt das System tadellos. Alle mit dem Besuch im Zusammenhang stehenden Informationen und Dokumente werden angelegt. Bei einem Spontanbesuch werden übrigens nur die dringend notwendigen Daten erfasst, um so Zeit zu sparen.

Bei eingeplanten Besuchen nimmt die Ansprechperson den Gast in Empfang. Wenn nötig, werden das Catering, die Sicherheit oder die anderen Bereiche des Unternehmens benachrichtigt. So hinterlassen Sie am Besuchstag bei Ihrem Gast einen bleibenden Eindruck.

Für das Empfangspersonal wird die Arbeit mit ELO Visitor leichter. Gerade bei grossen Betrieben mit vielen Besuchern ist es zeitweise schwierig, den Überblick zu behalten. Das Visitor-Cockpit liefert grafisch aufbereitet Informationen zu anstehenden Terminen, zum Besucher selbst und dem aktuellen Status. Zum Funktionsumfang gehört ebenfalls die Möglichkeit, die Daten im Cockpit nach erwarteten, anwesenden und bereits abgereisten Besuchern zu filtern.

Mit der Business Solution ELO Visitor begleiten Sie Ihre Besucher vom Anfang bis zum Schluss professionell. Sie behalten den Überblick, wer wann das Gebäude betreten oder verlassen hat. Und das Wichtigste: Sie hinterlassen bei Ihren Gästen einen bleibenden Eindruck.

Mit ELO WEBconnect für ABACUS® eine Brücke schlagen

Unternehmen müssen flexibel auf sich verändernde Bedürfnisse reagieren können. Dafür braucht es Softwarelösungen, die einwandfrei zusammenspielen. So bleiben Unternehmen weiterhin agil und schaffen performante Geschäftsprozesse.

ELO WEBconnect für ABACUS® sorgt für eine reibungslose Kommunikation zwischen den beiden Softwarelösungen ELO ECM Suite und ABACUS. Daten lassen sich in beide Richtungen austauschen, und das über eine verschlüsselte Verbindung. Dabei ist bei der Entwicklung darauf geachtet worden, eine intuitiv zu bedienende Schnittstelle zu designen.

Ist ELO WEBconnect einmal eingerichtet, werden sämtliche Dossiers aus ABACUS in ELO abgelegt. Das heisst: Wird in ABACUS ein neues Dokument angelegt, wird es automatisch an ELO übertragen. Und auch die hierarchischen Strukturen aus ABACUS übernimmt ELO WEBconnect. So sind die Daten sowohl in ABACUS als auch ELO problemlos abrufbar.

ELO WEBconnect unterstützt Sie darin, Ordnung in wichtigen Dossiers zu bewahren. Und auch eine rechtskonforme Archivierung ist mit der ELO ECM Suite möglich – sämtliche dafür notwendigen Funktionen sind vorhanden.

Bereit für die Arbeit der Zukunft?

In Zukunft werden wir alle noch mobiler und flexibler arbeiten. Um darauf vorbereitet zu sein, braucht es zeitgemässe und innovative Lösungen, die Arbeitnehmende in ihrer Arbeit unterstützen. Die Covid-19-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig Homeoffice- und "Remote Work"-Lösungen sind, um den gewohnten Betrieb auch in ausserordentlichen Situationen aufrechterhalten zu können. Ausserdem ist die Bereitschaft von Arbeitnehmenden gross, von zuhause zu arbeiten.

Der Nutzen für die Mitarbeitenden entscheidet, wie erfolgreich sich der digitale Wandel vollziehen wird. Die Lösungen von ELO erleichtern die Arbeit, womit Unternehmen gut auf die digitale Zukunft vorbereitet sind. Übrigens, ELO bietet neu auch eine Integration mit MS Teams.