S4/HANA: Nicht trödeln, sondern transformieren

Die Uhr tickt. 2030 stellt SAP den Support für seine bisherigen ERP-Lösungen ein – also in weniger als zehn Jahren. Die Frage drängt sich also auf: Wechseln auf ein anderes ERP oder Migra­tion auf S/4 Hana? Für Unternehmen, die SAP weiterhin nutzen wollen, ist die Frage nicht ob, sondern wann sie auf S/4 Hana migrieren. Hier gilt die Devise «je früher desto besser». Viele Unternehmen warteten ab und liessen Grossunternehmen als Versuchskaninchen agieren. Doch die verbleibende Zeit ist begrenzt – und die Migration auf S/4 Hana kann mitunter bis zu drei Jahre dauern. Wer jetzt nicht handelt, findet unter Umständen keine geeigneten Partner, die bei der Migration zu oder beim Betrieb von S/4 Hana unterstützen können.

Vorteile von SAP S/4 Hana

Mit dem Verlangen nach Digitalisierung wächst auch der Leistungsdruck auf die Geschäfts-IT, zukunftsfähig zu bleiben, Geschäftsprozesse neu zu denken, zu optimieren und so die Effizienz zu steigern. Hier setzt S/4 Hana an. Die Lösung verspricht, die Digitalisierung in den Betrieben voranzutreiben, oder will zumindest die Grundlage dafür bieten.

S/4 Hana ist eine integrierte Lösung, ist also zugleich ERP, CRM, SRM. Die Notwendigkeit, Schnittstellen zu bauen, entfällt. Die verschiedenen Module und SaaS-Lösungen sind direkt mit dem Kern von S/4 Hana verknüpft. Wo ältere SAP-Generationen nicht nur im Set-up, sondern auch im Betrieb umständlich und kompliziert ausfielen, möchte S/4 Hana in der Benutzerfreundlichkeit punkten – das S steht für «Simple». Und «Hana» für «High Performance Analytic Appliance» mit der zugrundeliegenden In-Memory-Datenbank. Mit dieser Technologie lagern die Geschäftsdaten im Arbeitsspeicher. So sind sie stets verfügbar. Dies erlaubt etwa Analysen in Echtzeit, wodurch Unternehmen effizienter planen und handeln können.

Kostentreiber erkennen und vermeiden

SAP S/4 Hana ist komplex und kann auf viele Weisen konfiguriert und betrieben werden. Deswegen müssen sich Unternehmen gründlichst auf die Transformation vorbereiten. Ob die Software etwa als On-Premise-Version oder als Cloud-Version (entweder dediziert im Rechenzentrum eines Hosting-Partners oder in der Public Cloud) betrieben werden soll, hängt nicht nur von Initial- und Betriebskosten ab. Ein Unternehmen, das rund um die Uhr produziert, ist auf eine hochverfügbare Lösung angewiesen, um den Betrieb zu gewährleisten. Andere Unternehmen leiden weniger unter Ausfällen, möchten aber ihre Daten in der Schweiz halten. Wieder anderen Unternehmen fehlt das Know-how für den On-Premises-Betrieb. Die Bedürfnisse unterscheiden sich also von Firma zu Firma.

Anwenderinnen und Anwender können sich bei der Einführung der Software zwischen drei verschiedenen Ansätzen entscheiden: Greenfield, Brownfield und Bluefield. Viele Unternehmen entscheiden sich für den Greenfield-Ansatz, also eine komplett neue Implementierung. Diese Herangehensweise ist gemeinhin kosten- und zeitintensiver. Trotzdem lohnt sich ein Greenfield-Ansatz oftmals, da Firmen bestehende Prozesse umdenken, optimieren und auf die Software zuschneiden können. Brown- und Bluefield sind oftmals günstiger, da sie das bestehende System lediglich konvertieren.

Da S/4 Hana so viele Konfigurationsmöglichkeiten bietet, kann eine Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern Unternehmen dabei helfen, den richtigen Weg zur Transformation zu finden und sie dahin zu begleiten. Doch die Migration an sich ist nur die halbe Miete. Auch im anschliessenden Betrieb benötigt man zuverlässige Partner, die Firmen bei ihren Anliegen unterstützen. In diesem Sinne: Finden Sie Ihren Partner – solange er noch Zeit für Sie hat.

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Gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg

Geschichten gescheiterter SAP-Migrationen begleiten die IT-Branche schon so lange, wie es SAP gibt. Die VONROLL INFRATEC Gruppe steht mitten im erfolgreichen Migrationsprozess auf S/4 Hana. Wie die Gruppe Stolpersteine vermeidet und wie die Migration gelingt, erklärt Eric Gagnolet, Director Business Development bei VONROLL INFRATEC. Interview: Colin Wallace

Aus welchen Gründen haben Sie sich dazu entschieden, auf S/4 Hana zu migrieren?

Eric Gagnolet: VONROLL wurde 1810 gegründet. 200 Jahre ­Unternehmensgeschichte sind nur möglich, wenn sich ein Unternehmen stets und dabei meist richtig auf seine Zukunft vorbereitet. Heute gehört die Umstellung auf S/4 Hana zu diesen Vorbereitungsarbeiten auf die kommenden Jahre. Wir sind ­überzeugt, dass die Art der Nutzung von digitalen Möglichkeiten zu einem zentralen Erfolgsfaktor der Zukunft wird. Im Bereich ERP bauen wir dabei auf das stabile und schnelle S/4 Hana mit seinen gegenüber R/3 stark verbesserten Analysemöglichkeiten und seiner Offenheit für andere Applikationen. Hinzu kommt, dass S/4 Hana auch auf Tablets funktioniert und Kennzahlen benutzerfreundlicher und in Echtzeit abgerufen werden können.

Haben Sie auch andere ERP evaluiert?

Natürlich haben wir uns zum Vergleich auch andere ERP angeschaut. Mögliche Alternativen waren aber entweder nicht international einsetzbar – VONROLL INFRATEC ist heute weltweit in 19 Ländern mit Produktions- und Vertriebsgesellschaften vertreten – oder es fehlten für uns wichtige Funktionalitäten. S/4 Hana bietet dagegen schon im Standard das, was wir brauchen. Nicht unwichtig bei der Entscheidung war auch, dass SAP bei uns gut eingeführt ist, schliesslich gehört VONROLL seit 1978 zu den Kunden von SAP.

Wo stehen Sie im Migrationsprozess?

Unser Zeitplan sieht den Projektabschluss per 1. Juli 2022 vor. Wir stecken also mittendrin. Obwohl wir einen Greenfield-Ansatz gewählt haben und im Zuge dessen unsere Unternehmensgruppe komplett reorganisieren, sind wir gut unterwegs. Innerhalb von 9 Monaten hatten wir ein Gruppentemplate mit allen Modulen bis auf die Projektzeiterfassung aufgebaut. Die Finanzbuchhaltung ging per Ende 2020 mit 72 Buchungskreisen in 19 Ländern nach nur 3 Monaten live und hat zum 1.1.2021 funktioniert.

Wie kam es zur Zusammenarbeit mit Somnitec?

Bei der Wahl unserer Geschäftspartner achteten wir auf Kompetenz, Performance, Integrität und Loyalität. Als ehemalige VONROLL-Tochtergesellschaft lebt auch Somnitec diese Werte und wir haben uns rasch gefunden.

Gab es Probleme bei der Migration?

Bislang gab es keine Show-Stopper, wohl aber die üblichen Verzögerungen, die entweder bei uns oder aber bei der Leistung eines konkreten Beraters zu lokalisieren waren. Wichtig ist, dass unser Template komplett auf dem SAP-Standard funktioniert. Wir haben nicht versucht, Standardprozesse den Inhouse-Prozessen anzupassen, sondern umgekehrt alte und überholte Zöpfe abgeschnitten und die schlanken S/4 Hana übernommen. Dabei ist zu erwähnen, dass diese Standardprozesse eine sehr gute Flexibilität für nötige Individualisierungen bieten.

Der Standardweg ist also der Schlüssel zum Erfolg?

Es ist sicher hilfreich, so wenig wie möglich vom Standard abzuweichen. Doch der Schlüssel zum Erfolg ist die gründliche Vorbereitung: «Proper preparation prevents poor performance.» Wir haben uns intensiv auf die Migration vorbereitet, jeden einzelnen unserer Prozesse auf Management-Ebene genau unter die Lupe genommen und uns gefragt, ob und wie wir diese Prozesse möglichst dem Standard entsprechend abbilden können. Dank der umfangreichen Vorbereitung konnten wir alle Fragen beantworten, die sich im Verlauf des Projekts ergeben haben. Dass sich das Projekt nun rasch implementieren lässt, bestätigt die Qualität der Vorarbeiten und unseres Hosting-Partners.