Einen Zacken schneller, als die Arbeit ­zunimmt – KI sei Dank

Wer kennt es nicht? Das Gefühl, mit der rasend zunehmenden Arbeit nicht mehr mithalten zu können. Der ­Microsoft Work Trend Index 2023 zeigt: Mindestens 64 Prozent der Befragten geht das so. Kein Wunder: Die Arbeit ist zu viel geworden. Die Ressourcen sind zu knapp. Wir hinken dem stetig wachsenden Pendenzenberg hinterher. Daher ist es nicht erstaunlich, dass bei 70 Prozent der Befragten die Bereitschaft sehr hoch ist, Arbeit an künstliche Intelligenz (KI) zu delegieren.

Und die Voraussetzungen dafür sind so gut wie noch nie. Denn nebst dem Berg an Pendenzen wächst auch der Berg an Dokumenten, die Online-Calls explodieren und das Datenmeer weitet sich aus. Eine Goldgrube für KI. Und das goldene Händchen dazu liefern KI-Assistenten, wie zum Beispiel Copilot von Microsoft. Diese sogenannten KI-Assistenten sind teilweise direkt in Collaboration-Tools integriert, buddeln sich durch den Datendschungel und verfassen daraus ganze Briefings und generieren Meeting-Zusammenfassungen. Doch nicht nur schreiben können sie, sie kreieren auch Trendgrafiken und ganze Powerpoint-Präsentationen.

Das funktioniert in Unternehmen jeder Grösse, vor allem in jenen mit komplexen Arbeitsabläufen und hohem Kommunikationsbedarf. In so einer Firma – nennen wir sie «IntelliTec» – arbeitet Jeff. Jeff ist Marketingverantwortlicher für Medizinalprodukte. Das Universum, in dem er sich bewegt, ist zahlengetrieben und kreativ zugleich. Sein KI-Assistent fliegt ständig mit. Unermüdlich und wachsam. Schauen wir uns den Arbeitsalltag von Jeff an.

08:00 Uhr, Prompt: «Erstelle ein Briefing zur neuen Marketingkampagne»

Jacke aufgehängt, Kaffee geholt. Und bereits weckt Jeff seinen KI-Assistenten aus der Nachtruhe: «Erstelle ein Briefing zur Marketingkampagne für unsere neue Labordia­gnostiklösung ‹IntelliDiagnostics›. Verweise auf die zugrundeliegende Marketingstrategie samt Zielgruppen, Preisgestaltung, Botschaften und mache Vorgaben zu Kampagnen-Tonalität und Bildsprache», lautet die Anweisung (Prompt) von Jeff an seinen KI-Assistenten. Und schon rattert es im Word-Dokument. Während sich das Briefing in rasendem Tempo wie von selbst erstellt, startet Jeff entspannt seinen Teams-Call. Thema des Brainstormings: Ideen für Leadgenerierung zusammentragen. Die Whiteboard-App füllt sich mit Geistesblitzen des Teams. Die Zusammenfassung und Kategorisierung der Themen übernimmt hernach der KI-Assistent. Und nicht nur das, er listet auch die konkreten Aufträge für die Teilnehmenden auf. Kurze Kaffeepause und schon geht’s zur Kundenbefragung zu den Computertomographen «CTGuard». Jeffs KI-Assistent ist auch in Excel fit und erhält folgenden Auftrag: «Werte die Antworten der Kundenbefragung aus und erstelle Grafiken, um die Ergebnisse und Veränderungen zu veranschaulichen.» Gesagt, getan. Die Trendgrafiken sollen nun in die Powerpoint-Präsentation eingebettet werden. Deshalb: «Füge der bestehenden Präsentation eine neue Folie hinzu, bette die Trendgrafiken ein und liste die wichtigsten Erkenntnisse auf.» Voilà, bereit für den morgigen Auftritt in der Bereichsleitung. Zeit, den KI-Assistenten einen Blick in Outlook werfen zu lassen. «Fasse alle E-Mails zum Thema Roadmap zusammen. Formuliere passende Antwortvorschläge auf die häufigsten Fragen.» Und schon ist wieder wertvolle Zeit gewonnen.

KI für den CEO – und alle anderen auch

Ob E-Mails schreiben, Meeting-Zusammenfassungen oder Grafiken erstellen – Jeffs KI-Assistent ist äusserst vielseitig unterwegs. Als generative künstliche Intelligenz (GenAI) halten KI-Assistenten Einzug in die gängigen Collaboration-Umgebungen von Unternehmen. Und so ist der KI-Assistent auch für Jeffs Kollegen im Einsatz: die Sales-Verantwortlichen, Finanzanalysten, IT-Administratoren und HR-Manager. Und ja: auch für den CEO. Dieser nutzt Copilot nicht nur für seinen persönlichen Arbeitsalltag. Er hat auch ein strategisches Interesse am Einsatz des KI-Assistenten in seinem Unternehmen. Denn die Vereinfachung von Routineaufgaben verspricht Effizienzgewinne.

Microsoft befragte im «Work Trend Index» frühe Anwender von Copilot für M365 nach den Auswirkungen auf ihren Arbeitsalltag. 70 Prozent sagten, dass sie produktiver geworden und um bis zu 30 Prozent schneller beim Erledigen von Routineaufgaben seien. Ein deutlicher Gewinn also.

Automatisierte Abläufe, durchdachtere Zusammenarbeit, schnellere Kommunikation, kurz: höhere Arbeitsproduktivität. Und das heisst auch höhere Wettbewerbsfähigkeit. Nicht nur aufgrund der gewonnenen Effizienz, sondern auch, weil mit der gewonnenen Zeit Raum für Innovation entsteht. Und bei Innovationen fliegt der KI-Assistent ebenfalls mit: Er kann als Kickstarter für neue Ideen genutzt werden.

KI gehört also gleich doppelt in die Hände des Chefs: im Alltag und aus strategischer Sicht. Damit das Produktivitäts- und Kreativitätspotenzial nicht reine Theorie bleibt, muss generative KI im Unternehmen demokratisiert werden. Heisst: Sie soll allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden. Diese sollen nicht nur befähigt, sondern auch ermutigt werden, die Möglichkeiten von KI zu nutzen – es braucht also eine Kultur des digitalen Empowerments. Tipps zu einer schrittweisen Einführung von KI-Assistenten finden sich in nebenstehender Box.

Mit gekonntem Datenmanagement fit werden für KI-Assistenten

Damit Jeffs KI-Assistent zu Höhenflügen ansetzen kann, gilt es, das Datenmeer für ihn aufzubereiten. Heisst: Daten zentral organisieren, mit Vertraulichkeitsgraden kennzeichnen und sicher speichern. Nur so können Compliance-Vorschriften eingehalten und Sicherheitsrisiken minimiert werden. Dies erfordert in einem ersten Schritt eine Bestandsaufnahme der sensiblen Unternehmensdaten sowie eine Überprüfung der aktuellen Datenschutzmassnahmen. Hernach muss die Collaboration-Umgebung mit ihren Datenströmen analysiert werden. Dies ist die Basis zur Erarbeitung eines Systems für die Vertraulichkeitsklassifizierung von Daten sowie deren Verschlüsselung und Aufbewahrung. Es empfehlen sich Ansätze zur automatischen Identifizierung und Kennzeichnung sensibler Informationen, die auf statischen Regeln, KI und Fingerprinting-Techniken basieren.

Angemessenes Datenmanagement ist eine zentrale Fitness-Voraussetzung für die Nutzung von KI-Assistenten. Ist das Datenmeer in Form getrimmt, kann der Assistent seine ganze Muskelkraft ausspielen, sodass die Jeffs dieser Welt noch flinker unterwegs sind als der rasant wachsende Pendenzenberg. 

Wenn die Daten für die Nutzung des KI-Assistenten fit gemacht wurden, gilt es, konkrete Anwendungsfälle fürs Unternehmen zu eruieren. Die folgenden Schritte haben sich als hilfreich erwiesen:

• Pilotbetrieb in kleinen Gruppen/Teams mit Collaboration-­Anwendungen. Ziel: Anwendungsfälle erarbeiten.
• Wissensaustausch und Nutzung von KI-Assistenten für alle ­Mitarbeitenden, unter anderem anhand der erarbeiteten ­Anwendungsfälle. Ziel: Erfahrungen sammeln, erste Effizienzgewinne.
• Geschäftliche Dokumentenablage mit KI-Assistenten nutzen. Ziel: Einsatz von KI-Assistenten für Analysen, neue Projekte, ­innovative Ideen usw.

Ein gezieltes Vorgehen bei der Einführung von KI-Assistenten erhöht die Chancen, das Potenzial für Effizienzgewinne und Kreativität auszuschöpfen.

Weitere Informationen: https://swisscom.ch/copilot