Partizipation als Schlüssel zum Erfolg bei IT-Projekten

Viel zu oft wird die Digitalisierung auf die Einführung neuer digitaler Tools, Webportale oder Software reduziert. Aber bei Digitalisierung geht es um mehr; es geht um die Transformation, die nicht nur die Applikationslandschaft, sondern auch die Arbeitsweise, die Anforderungen und sogar die Kultur eines Teams oder Unternehmens betrifft. Da User aber auch nur Menschen sind und Veränderungen grundsätzlich kritisch gegenüberstehen, führt sowohl in kleinen als auch grossen Transformationsprojekten kein Weg an einem guten Change-Management vorbei. Der Transformationsprozess beginnt im Idealfall bereits vor der Beschaffung einer neuen IT-Lösung. Das Zauberwort lautet: Partizipation. Und zwar von der Evaluation über die Einführung bis hin zur operativen Nutzung einer entsprechenden Lösung. So kann vermieden werden, dass ein IT-Projekt an mangelnder Nutzerakzeptanz scheitert. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der nutzerzentrierten Herangehensweise, die Empathie, gegenseitiges Verständnis und Transparenz in den Mittelpunkt stellt. 

Kosten sparen durch Projektergonomie

Die Einführung neuer Business-Software oder umfangreicher Digitalisierungsprojekte ist für Unternehmen eine Herausforderung. Häufig gibt es Abteilungen, die mit der neuen Technologie arbeiten, während andere weiterhin auf altbewährte Tools wie Excel zurückgreifen. Dies ist aber nicht nur ineffizient, sondern kann auch zu Frustration und zusätzlichen Kosten führen.

Ein nutzerzentrierter Ansatz in der Entwicklung und Einführung von IT-Lösungen kann diese Probleme vermeiden. Indem man die Endnutzer von Anfang an einbezieht, schafft man ein tieferes Verständnis für ihre Bedürfnisse und Anforderungen. Dieser Prozess – man könnte ihn als «Projektergonomie» bezeichnen – sorgt dafür, dass die entwickelten Lösungen nicht nur technisch ausgereift, sondern auch benutzerfreundlich sind.

Die Partizipation kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Bewährte Massnahmen sind etwa Begleitgruppen, Konzept-Sprints oder Usability-Tests, womit das Sammeln von Anforderungen direkt bei den Nutzern sichergestellt wird. Damit stellen Projektleiter sicher, dass die entwickelten Lösungen den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Ein solch partizipativer Ansatz mag aufwändig erscheinen, vermeidet jedoch langfristig kostspielige Anpassungen und fördert die Akzeptanz der End-User deutlich.

Nicht immer liegt es an den Usern

Natürlich kann ein IT-Projekt auch trotz umfassendem Change-Management, Nutzerzentriertheit und Partizipation scheitern. Die Gründe dafür liegen dann aber häufig nicht am partizipativen Evaluations- beziehungsweise Einführungsprozess, sondern eher in der Komplexität eines Projekts oder der Wahl einer falschen IT-Lösung. Aus­serdem kann ein mangelhaftes Prozess-Re-Engineering der Grund dafür sein, dass ein IT-Projekt misslingt. Etwa wenn «vergessen» geht, dass mit Digitalisierung auch ein Umdenken in den Unternehmensvorgängen einhergehen muss. Denn nicht jeder analoge Prozess kann telquel digital abgebildet werden. In solchen Fällen kann es helfen, Ergonomie-Experten hinzuzuziehen, die nicht nur von «Projektergonomie» etwas verstehen, sondern auch von Unternehmensprozessen. Dann ist auch sichergestellt, dass die im ­Rahmen von Digitalisierungsinitiativen beschafften IT-Werkzeuge den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens unterstützen. Und durch Partizipation und Empathie verliert auch die lästige Veränderungsresistenz des Menschen ihren Schrecken.

«Die Ergonomen Usability AG – UX-Agentur und Verhaltensökonomie-Experten»